4.2 Excel的基本操作
4.2.1工作簿的新建和打开
1、工作簿与工作表
工作簿是指在excel中用来存储并处理数据的文件，其扩展名是.xlsx。
各工作簿是由工作表组成的，每个工作簿都可以包含一个或多个工作表，用户可以用其中的工作表来组织种相关数据。工作表不能单独存盘，只有工作簿才能以文件的形式存盘；因此执行保存命令式对工作簿执行的，会将其中所有工作表一起保存。
1）工作簿（Sheet）是一个由行和列交叉排列的二维表格，也称作电子表格，用于组织和分析数据。
2）Excel的一个工作簿默认有3个工作表，用户可以根据需要添加工作表，一个工作簿最多可以包括无数个工作表
3）但新建时工作簿最多255个工作表。在工作表标签上显示了系统默认的前三个工作表名（Sheet1、Sheet2、Sheet3）。
1——工作簿中至少含有一个可视工作表（不能删除或隐藏所有的工作表）
3——新建工作簿时，默认含有3张工作表
255——新建工作簿时，工作簿的个数范围是1——255个
无数——一个工作簿文件可以包含无数张工作表
2、新建工作簿
1创建空白工作簿
新建空白工作簿的方法有以下几种：
（1）启动excel2010程序，系统会自动创建一个名为“工作簿1”的空白工作簿；以后再新建的工作簿名称默认为“工作簿2”、“工作簿3”等。
（2）在Excel 2010 编辑环境下，按Ctrl +N组合键，也可创建一个空白工作簿。
（3）在Excel 2010操作窗口中，单击“文件”选项卡，打开Backstage视图，在左侧窗格中单击“新建”命令，在中间窗格的“可用模板’栏中选择”空白工作簿“选项，然后单击”创建“按钮即可。
2根据模板新建工作簿
Excel 2010模板是包含有特定内容的已经设置好格式的特殊文件（扩展名为.xltx），通过模板创建工作簿，可有效减少内容输入及格式设置的工作量，从而提高工作效率。
4.2.2 工作簿的保存和关闭
工作簿的保存、打开和关闭等操作
4.2.3 单元格和单元格区域的管理
1、单元格区域
单元格区域指的是由多个相邻单元格形成的矩形区域；由该区域的左上角单元格地址、冒号和右下角单元格地址组成。
注意：单元格区域只需对角表示即可
3、单元格区域命名
名称框
“公式”选项卡，“定义的名称”组，“定义名称”按钮
“公式”选项卡，“定义的名称”组，“根据所选内容创建”按钮（文本型可以，数字不可以）
4.2.4 单工作表及工作表的管理
1、选择工作表
1选择单个工作表：单击工作表标签
2选择多个工作表：按住Ctrl键分别单击工作表标签，可同时选择多个不连续工作表。
选中一个工作表标签，按住Shirt键再单击某工作表标签，可同时选择多个连续工作表。
注意：同时选中的多个工作表称为工作表组，可对这组工作表同时完成相同的操作。
2、工作表的操作
Excel工作表中插入、删除、重命名、隐藏、取消隐藏、移动或复制工作表、保护工作表、工作表标签颜色：
右击工作表标签
开始选项卡---单元格组
1插入工作表：插入工作表按钮（Shirt+F11）
2删除工作表：无法撤销
3重命名工作表：双击工作表标签
4移动复制工作表：按住左键拖动是移动，按左键+Ctrl是复制（可以在不同工作簿之间进行）
5保护工作表：
1、审阅选项卡---更改组
2、文件选项卡---信息
保护工作表和保护工作簿的区别：
1保护工作表：防止对工作表的内容和格式做出修改
2保护工作簿：防止对工作簿结构做出修改，如不能新建/删除/移动工作表
4.2.5输入和编辑数据
Excel 2010能够接受的数据类型可以分为文本 (或称字符或文字) 、数字(值) 、日期和时间、公式与函数等。 在输入数据时，只要按照Excel 2010的规则进行，系统自行判断所输入的数据是哪一种类型，并进行适当的处理。
1、向单元格输入或编辑的常用方式
1单击单元格，直接输入数据，输入的内容将直接显示在单元格内和编辑框中。
2单击单元格，然后单击编辑框，可在编辑框中输入或编辑当前单元格的数据。
3双击单元格，单元格内出现光标，移动光标到所需位置,即可进行数据的输入或编辑修改。
4利用记忆功能输入数据
补充：
Ctrl+Enter：在所选的多个单元格中输入相同的数据
Alt+Enter：单元格中强制换行
修改数据：
1双击需要修改数据的单元格。
2单击单元格选中，然后按F2。
3单击单元格，在编辑框中修改
确认输入的方式：
1单击编辑栏中的“输入”按钮确认
2按回车键 (Enter) 确认，同时激活当前单元格下方的一个单元格
3按TAB键确认，同时激活当前单元格右侧的一个单元格
4单击任意其他单元格确认
2、文本型数据的输入
1文本型数据默认在单元格左对齐
2在当前单元格中，一般文字如字母、汉字等直接输入即可。
3如果把数字、公式等作为文本输入 (如身份证号码、电话号码、=3+5、2/3等) ，应先输入一个半角字符的单引号“ ‘ ”，再输入相应的字符。例如，输入“ ’0108552366“、” ‘ =3+5 “ 、” ’ 2/3"。
3、数字型数据的输入
在Excel 2010中，数字型数据除了0~9外，还包括+ (正号)，- (负号)，(、)，千分位号 (，) ，小数点 (.) ，/，$，%，E或e等特殊字符。
1数字型数据默认在单元格右对齐
2输入分数时，应在分数前输入0 (零)及一个空格，如分数2/3应输入“0 2/3”。如果直接输入“2/3”或“0 2/3”，则系统将把它视作日期，认为是2月3日。
3输入负数时，应在负数前输入负号，或将其置于括号中。如28应输入“-28”或”(28)“。
4在数字间可以用千分位号” ， “隔开，如输入“12,002"。
5在单元格中输入超过11位的数字时，Excel会自动使用科学计数法来显示该数字。比如，在单元格中输入数字“1357924681012”，则该数字将显示为“1.35792E+12”
6无论显示的数字的位数如何，Excel 2010都只保留15位的数字精度。如果数字长度超出了15位，则Excel 2010会将多余的数字位转换为0 (零)。
4、日期时间型数据的输入 (可以进行加减，不可以乘除)
Excel 2010将日期和时间视为数字处理。
1在默认状态下，日期和时间型数据在单元格中右对齐。如果Excel 2010不能识别输入的日期或时间格式，输入的内容将被视作文本，并在单元格中左对齐。
2一般情况下，日期分隔符使用“/”或“-”；时间分隔符一般使用冒号“：”。
3如果要输入当天的日期，则按Ctrl+“；“(分号) 。如果要输入当前的时间，则按Ctrl+Shift+“；“(分号)。
4如果在单元格中既输入日期又输入时间，则中间必须用空格隔开，否则会左对齐显示。
如果要基于12小时制输入时间，则在时间 (不包括只有小时数和冒号的时间数据)后输入一个空格，然后输入AM或PM，用来表示上午或下午，否则Excel 2010将基于24小时制计算时间。例如，如果输入3:00而不是3:00 PM，将被视为3:00 AM。
5、自动数据填充
Excel 2010有自动填充功能，以现有数据为基础自动生成一系列有规律的数据。如: 填充相同数据，填充数据的等比数列、等差数列和日期时间序列等，还可以输入自定义序列。
数据填充可以使用填充柄或“系列”命今来实现。
1自动数据填充
填充柄是位于单元格或选定区域右下角的小黑方块。用鼠标指向填充柄时，鼠标指针将变为黑十字。
a.初值为纯数字型数据或文字性数据时，左键拖动填充柄在相应单元格中填充相同的数据(即复制填充)。对数字型数据，若在拖动填充柄的同时按住Ctrl键，可产生自动增1的数字序列。
b.初值为文字型数据和数字型数据的混合体时，则填充时文字不变，数字递增(减）。
c.初值为Excel预设序列中的数据，则按预设序列填充。
d.初值为日期时间型数据时，左键拖动填充柄则在相应的单元格中填充自动增1的序列，若左键拖动填充柄的同时按住Ctrl键，则在相应的单元格中填充相同数据
e.输入任意等差等比数列
2序列对话框
“开始”选项卡“编辑”组中的“填充”按钮，选择“系列“命令，弹出“序列”对话框。
6、创建自定义序列
用户可以通过工作表中现有的数据项或输入序列的方式创建自定义序列，并可以保存起来供以后使用，自定义序列可通过自定义序列”对话框实现。
单击“文件”选项卡，单击“选项”弹出“Excel选项”对话框，选择“高级”选项，在“常规”栏内存在“编辑自定义列表”按钮，弹出“自定义序列”对话框。
7、数据的删除和清除
在Excel 2010中，数据删除和清除是两个不同的概念。
数据清除指的是清除单元格格式、单元格中的内容及格式、批注、超链接等，单元格本身并不受影响。
数据删除的对象是单元格、行或列，即单元格、行或列的删除。删除后，选取的单元格、行或列连同里面的数据都从工作表中消失。
1数据清除：“开始”选项卡，“编辑”组，单击“清除按钮
按Delete键相当于选择“清除内容
2删除: “开始”选项卡，“单元格”组，单击“删除”按钮
8、数据的复制和移动
1使用剪贴板完成
注意:源区域执行复制命令后，区域周围会出现闪烁的虚线。只要闪烁的虚线不消失，粘贴可以进行多次，虚线消失则粘贴无法进行。如果只需粘贴一次，在目标区域直接按回车键即可.
2使用鼠标拖动完成
选择源区域和按下Ctrl键后鼠标指针应指向源区域的四周边界而不是源区域内部，此时鼠标指针变成右上角带有一个“+”的空心箭头，到目标区域释放即可.
3选择性粘贴
一个单元格含有多种特性，如内容、格式、批注等，可以使用选择性粘贴复制它的部分特性。选择性粘贴的操作步骤为先将数据复制到剪贴板，再选择待粘贴目标区域中的第一个单元格，在“开始”选项卡的“剪贴板”组中，单击“粘贴”按钮的下拉箭头，在下拉列表中选择“选择性粘贴”命令
9、数据有效性的设置
数据有效性是Excel的一种功能，用于定义可以在单元格中输入或应该在单元格中输入哪些数据。可以配置数据有效性以防止用户输入无效数据。如果愿意，可以允许用户输入无效数据，但当用户在单元格中键入无效数据时会向其发出警告。
1创建数据有效性
“数据有效性”命令位于”数据“选项卡的”数据工具”组中。单击“数据有效性”命令，弹出"数据有效性””对话框
注意:
对于已有的数据不做限制，只对准备输入的数据起作用。
在进行有效性设置时，可以设置有效性条件，输入信息，出错警告，输入法模式等内容
4.2.6 行、列和单元格的管理
1、插入行、列、单元格
1选中行、列或单元格要插入的位置，然后右击，在快捷菜单中选择“插入”命令
2“开始”选项卡的“单元格”组中，单击“插入”按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择相应的选项。
注意：插入行是在当前行的上方插入，插入列是在当前列的左侧插入。
2、删除行、列、单元格
1选中要删除的行、列或单元格，然后右击，在快捷菜单中选择“删除”命令。
2“开始”选项卡的“单元格”组中，单击“删除”按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择相应的选项。
注意:插入和删除操作执行之后，表格中的行号和列标仍然是连续的。
3、行、列的隐藏和取消隐藏
选中要隐藏的行或列，右击，在弹出的快捷菜单中选择“隐藏”命令；或按Ctrl+9把选中的行隐藏，按Ctrl+0把选中的列隐藏。
取消隐藏：要取消行的隐藏，则选中不连续的行号，右击，在快捷菜单中选择“取消隐藏“
注意：行或列隐藏之后，行号和列标不再连续。
4、单元格的合并
选中需要合并的单元格区域，在“开始”选项卡的“对齐方式”组中，单击“合并后居中”按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择合并方式
注意:
Excel中单元格合并后只保留最左上角单元格的内容。
Excel中的原始单元格不可以拆分。
1合并后居中: 将多个单元格合并成一个单元格，且内容在合并后单元格的对齐方式是居中对齐
2跨越合并: 行与行之间相互合并，而上下单元格之间不参与合并。
3合并单元格: 将选择的多个单元格合并成一个较大的单元格
4.2.7 查找和替换
利用 Excel的“查找”和“替换”功能，可快速定位满足查找条件的单元格，并能方便地将单元格中的数据替换为其他需要的数据，从而提高编辑效率。
Excel 2010查找或替换的范围是工作表或工作簿。用户既可以在一个工作表中进行查找和替换，也可以在多个工作表中进行查找和替换。
4.2.8 使用公式
公式是Excel 2010最重要的内容之一，充分灵活地运用公式，可以实现数据处理的自动化。当公式引用的单元格的数据修改后，公式的计算结果会自动更新。
公式以“=”开始。一个公式一般包含单元格引用、运算符、值或常量、函数等几种元素。例如，公式“=A1+B2”中“A1”和“B2”是单元格地址，“+”是运算符。
补充：
1单元格显示公式运算结果，编辑框显示公式本身。
2选中单元格，按F2显示公式本身，也可双击单元格。
1、公式中的运算符类型
算术运算符，比较运算符，文本运算符，引用运算符
1算术运算符
算术运算符有+ (加号)、 -(减号或负号)、(星号或乘号) 、/ (除号) 、%(百分号) 、^ (乘方) 。完成基本的数学运算，返回值为数值。
优先级: - (负号) >%>^>（星号）、/>+/-
例如，在单元格中输入“=2+5^2”后回车，结果为27。
2文本运算符
文本运算符为“&”，用来连接一个或多个文本数据以产生组合的文本。
例如，在单元格中输入“="职业”&“学院"”(注意文本输入时须加英文引号)后回车，将产生“职业学院”的结果
注意:文本运算符的运算结果为文本;如=3&15，结果为文本35。
3引用运算符
单元格引用运算符为“：”冒号——用于合并多个单元格区域。例如。B2：E2表示引用B2到E2之间的所有单元格。
联合运算符为“，”（逗号）——将多个引用合并为一个引用。例如：SUM（B5：C7，C5：D8）求的是这两个区域所覆盖的数值分别求和后累加起来的总和，即重复的单元格需重复计算。
交叉运算符为空格——产生同时属于两个引用的单元格区域的引用。；例如，SUM（B5：C7 C5：D8）求的是这两个区域的公共部分的数值总和。
没有交叉内容则显示 #NULL！
4比较运算符
比较运算符有=（等号）、>（大于）、<（小于）、>=（大于等于）、<=（小于等于）、<>（不等于）。用以实现两个值的比较，结果是一个逻辑值True或False。例如：在单元格中输入“=3<8”，结果为True。 2、公式中的运算顺序： 引用运算符>算术运算符>文本运算符>比较运算符算术
运算符的优先级：
(: 冒号) 、空格、，(逗号) →正负号→ % (百分比) → (^乘幂) → (乘) 、 (/ 除) → + (加) 、 (- 减) → &(连接符) → =、<、>、<=、>=、<>(比较运算符)
3、输入和编辑公式
选择要在其中输入公式的单元格，先输入等号“=”，然后再输入运算数和运算符。在输入公式时，一般都需要引用单元格数据。引用单元格数据有两种方法
第一种是直接输入单元格地址
第二种是利用鼠标选择单元格来填充单元格地址
最后按回车键确认。
1相对引用: 指单元格地址会随公式所在位置的变化，而改变公式的值将会依据更改后的单元格地址的值重新计算
2绝对引用:指公式中的单元格或单元格区域地址不随公式位置的改变而发生改变。绝对引用的形式是在每一个列标及行号前加一个“$”符号。
3混合引用: 指单元格或单元格区域的地址部分是相对引用，部分是绝对引用
4三维引用:[工作簿名]+工作表名!+单元格引用
补充：
F4：相对引用，绝对引用，混合引用之间切换。
复制：相对引用部分改变，绝对引用不变。
剪切：相对引用和绝对引用都不变
删除（插入）：一行（列），如有影响，无论绝对或相对应用公式都会改变。
4、在公式中使用函数
函数一般由函数名和参数组成。函数名一般代表了函数的用途，如SUM代表求和、AVERAGE代表求平均、MAX代表求最大值等。一般结构是: 函数名 (参数1，参数2，……）
注意: 英文函数名不区分大小写
常用函数：
1sum函数:求和函数;语法格式为
SUM(number1,number2，...)，其中number1、number2、.......为需要求和的参数。
如果参数为数组或引用，只有其中的数字被计算，数组或引用中的空白单元格、逻辑值、文本将被忽略。如果参数为错误值或不能转换为数字的文本，将会导致错误。
2sumif函数:单条件求和函数;语法格式为
SUMIF(range,criteria,[sum_range])
SUMIF (条件区域，条件求和区域)
a) 用于对区域中符合指定条件的值求和。每个区域中的单元格都必须是数字或名称、数组或包含数字的引用，空值和文本值将被忽略。
b）当条件区域和求和区域相同，可以忽略求和区域。
3average函数:求平均值函数;语法格式为
AVERAGE(number1,number2....)，其中umber1、number2、……为要计算平均值的参数。
注意:以下四种形式相同：
=Average (A1,A2,A3)
=Average (A1:A3)
=Average (A1+A2+A3) /3
=(A1+A2+A3) /3
4COUNT函数: COUNT函数计算包含数字的单元格以及参数列表中数字的个数。语法格式为COUNT(value1,[value2]，...)
=count(1,2,3)与=count(1，"2“，”，3“结果相同。
5SCOUNTIF函数: COUNTIF为统计区域中满足给定条件单元格个数的函数，其语法格式为COUNTIF (range，criteria)
=countif(统计区域，条件)
6RANK函数:排位函数；语法格式为RANK(number，ref，order)，或记为RANK (排位数字，排位区域，升序/降序)。
0表示降序，1表示升序，默认是降序。
7MAX函数：最大值函数，MIN函数：最小值函数
8AND。OR函数
AND、OR函数语法格式为函数（logical1，logical2，……）
9IF函数：条件函数；语法格式为
IF(logical_test,[value_if true],[value_if_false]);
如果指定条件的计算结果为True，则IF函数将返回某个值; 如身该条件的计算结果为False，则返回另一个值。
lf0函数可以嵌套
10LEFT、RIGHT、MID函数: 取字符串子串函数; LEFT是从左向右取，RIGHT是从右向左取。LEFT和RIGHT函数语法格式为LEFT(text,num_chars)、RIGHT(text,num_chars)。
MID函数的语法格式是: MID(text,start_num,num_chars)
10VLOOKUP函数
使用vlookup函数搜索某个单元格区域第一列，然后返回该区域相同行上任何单元格中的数值。
函数错误值：
错误值 可能的原因

单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽度或者单元格的日期时间公式产生了一个负值

VALUE！ 使用了错误的参数或运算对象类型，或者公式自动更正功能不能更正公式

D|V/0! 公式被0（零）除

NAME？ 公式中使用Excel 2010不能识别的文本

N/A 函数或公式中没有可用数值

REF！ 单元格引用无效

NUM！ 公式或函数中某个数字有问题

NULL！ 试图为两个并不相交的区域指定交叉点

4.2.9 批注
1批注是附加在单元格中，根据实际需要对单元格中的数据添加的汪释
2在“审阅”选项卡的“批注组单击“新建批注”
3添加了批注的单元格，在单元格石上角有一个小红三角当鼠标移到该单元格时将显示批注内容。
4批注内容可以打印
5有关批注的操作: 插入、删除、显示/隐藏、编辑、复制
6字体大小可改变，字体颜色不可改变