对于ERP实施与运用的十二个重要观念,我们前面已经讲了两个,第一个是,要想把ERP实施好用好,企业员工一定要有全局思维,第二个是,ERP项目不是一个传统IT管理软件项目。那么ERP项目应该是一个什么项目呢?这就是本文要强调的第三个观念,即ERP项目是一个改革企业管理模式的项目。
对于管理模式的定义,从不同的角度会有不同的理解。比如做精益生产的,会有精益生产的管理模式,做六西格玛的,会有六西格玛的管理模式,做全面质量管理的,会有全面质量管理的管理模式,这里我们要站在ERP的角度来理解管理模式。
简单来说,ERP的管理模式可以称之为是一个管物理财的模式,或者说,ERP的核心就是要帮企业把物管好把财理好。这里说的管物就是管理企业的物料,重点是原材料、半成品、在制品和产成品;理财就是管理企业的财务,重点是往来账和各项成本,包括采购成本、销售成本以及生产成本。
在这个管物理财的模式里面,要重点做好四件事情:
1)决定如何管理企业的每一个物料;
2)决定如何管理企业的每一项成本;
3)决定如何管理企业的每一笔资金;
4)决定如何对物流、资金流进行控制。
请大家思考一下,在非ERP环境下,企业有没有一套这样的管物理财的模式?当然是有的。也就是说,在没有ERP的时候,企业是如何管理每一个物料、每一项成本、每一笔资金的,是如何对物流、资金流进行控制的,每个企业都有自己的一套模式。现在的问题是,企业在非ERP环境下的这套管物理财的模式好不好呢?答案是不好,甚至很差。如果企业觉得很好,那也一定是自我感觉良好。很多老板感叹,看销售收入的时候还不错,可是一看净利润,就笑不起来了。问题出在哪里呢?就出在企业目前的这套管物理财的模式有问题,导致企业的经营成本过高。
为什么企业现有的管物理财的模式,存在这样那样的问题呢?一个主要原因,就是企业缺乏一个有效的管理工具,或者说是缺乏一个有效的信息化管理平台。怎么办?只有一个办法,就是把ERP实施好用好,通过ERP实施来优化企业的管物理财的模式,把一些不合理的东西去掉,把一些好的做法加进来。
这里我们要强调的重点是,ERP项目是一个改革企业管理模式的项目。我们在做很多事情的时候,如果引入了新的工具,那么做事情的方式就会发生改变,比如有了洗衣机之后,就不会通过洗衣板用手来搓洗衣服了,有了风扇之后,就不必用手摇扇子来凉快了。ERP作为一个管理工具,企业在用的时候也是一样的道理。
下面我们来举几个例子,用以说明为什么ERP项目是一个改革企业管理模式的项目。第一个是制订计划的例子。在非ERP环境下,不管是用Excel,还是用企业自己开发的程序来算计划,算出来的结果都是有问题的,将来我会专门写一篇文章来分析非ERP环境下的计划制订问题。所以计划人员制订的计划,通常都是流于形式的,或者在正式执行的时候,这些计划只是一个参考。而在ERP环境下,制订计划的方式就完全不一样了,从销售与运作规划(S&OP)到主计划(MPS)再到物料需求计划(MRP),是很严谨的一套制订物料计划的程序。欧美企业近些年创新使用的需求驱动物料需求计划即DDMRP,同样是一套很好的用来管理物料计划的方法,不管企业采用哪种方法,都会在制订计划的流程上与原来的方法有很大的不同。
不但制订计划的方式变了,产供销三大业务流程的执行也会有很多的变化。就拿采购流程的审批环节来说,在非ERP环境下,很多企业的采购审批是比较复杂的,牵扯的人也多。实际上,这些采购审批从物料管理的角度是没什么意义的,难道经过这些领导们的层层审批之后,采购计划的质量就提高了吗?比如采购工作的三个问题,即采购什么、采购多少以及什么时候采购,领导们多审批几次,这三个问题的答案就会更好吗?当然是不会的。而如果把ERP用好了,MRP所制订的物料计划质量是很高的,所以就无需领导审批,直接把权利下放给采购人员就可以了。如果采购工作将来出了什么问题,根据ERP里面的逆向查询功能,也是很容易找到责任人的。所以这个采购管理的审批流程要不要变?当然要变。
再举一个仓库管理的例子。在非ERP环境下,物料在仓库的管理是比较粗糙的。而在ERP环境下,就可以对物料进行三级管理,第一级是仓库,第二级是货位,第三级是序列号或者批号。比如在办理原材料入库时,需要向系统汇报三项数据,即仓库、货位以及序列号或者批号(如果要进行序列号/批号管理的话);将来在系统里面查询时,可以查到这个原材料是放在哪些仓库里面,是放在哪些货位上面,还可以查到它们的序列号或者批号。并且在ERP环境下,仓库里面货位标识要准确、货物摆放要整齐,并且一定要对号入座,不能随便摆放随便挪动,否则就会账实不符。
上面讲的都是管物的例子,再来讲两个理财的例子。比如原材料成本。实际的原材料成本除了买价之外,还有很多其它的采购附加成本,比如运费、保险费、关税以及一些合理损耗等等。在非ERP环境下,由于数据处理能力有限,很多这些成本都是在利润表里面冲销掉了,这就导致仓库里面的库存价值是不准的,生产成本的核算也是不准的。而在有了ERP之后,就可以尽可能地让这些采购附加成本进入仓库,而不是进入利润表,这样就可以提高库存价值以及成本核算的准确性。
对于生产成本的管理就更是不一样了,以前是成本核算员单兵作战,先把各项生产成本的原始业务单据收集好,然后再很费劲地把成本算出来,其实再怎么费劲,算出来的成本也是很不靠谱的。但是有了ERP之后,管理生产成本的方式就完全不同了。怎么个不同,这里就不细说了,以后有时间再进一步探讨。
最后举一个生产领料控制的例子。对于很多制造企业来说,生产领料控制都是一个大问题,很不好管控,导致车间浪费现象比较严重。而有了ERP之后,就可以管的很严,哪些是计划内领料,哪些是计划外领料,一清二楚。
大家有没有发现,上了ERP之后,企业管物理财的模式是不是变化了?肯定是变了。这看起来似乎是很简单的一件事情,然而很多企业在做ERP项目的时候,却并没有意识到这一点,而是要求ERP软件往企业现有的管物理财的模式上去靠,如果靠不上就二次开发改程序,实在不行就干脆全部自己来开发。我就曾经见过一家企业,选型选了两年之后,发现没有一套ERP软件能满足他们所谓的“个性化”管理需求,结果就招兵买马自己开发,其实不过是瞎折腾一场。如果企业不去学习ERP里面的管物理财的模式,也不改变现有的模式,还真是很难办。
所以企业在做ERP项目的时候,一定要当成一个改革企业现有管理模式的项目来做,就像前面文章中所说的那样,先做好前期ERP培训,然后组织好部门级的ERP研讨会。只有有了这样一种改革意识,企业才能通过ERP实施,把管物理财的工作做得更好。
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