摘 要
2020年的新冠疫情促进了线上办公市场的发展，加快了企业进入全面数字化时代的脚步。办公自动化是当今的大趋势，越来越多的企业采用电子文档的形式存储内外部资料。K公司是一家致力于为政府和企业提供数据安全服务的小型B2B企业，公司承接了数个比较大的项目。在新产品研发的过程中，常常遇到由于特殊需求而产生的定制化的开发，从而产生多个分支项目。如何利用MIS系统对不同分支项目产生的文件进行高效管理，是十分必要的研究方向。
本论文通过调查和研究K公司项目开发过程中文件管理的情况，针对公司对不同分支项目产生的文件进行高效管理的需求，详细分析了项目文件管理的业务流程和数据流程，着重强调了文件分类和项目管理等功能；在此基础上，进行了较为详细的数据库设计，并提出了完整表达设计思路的E-R模型，为后续系统实施部分处理逻辑的实现提供依据和思路；此外，对文件分类、项目创建和用户管理等子模块进行了交互设计；最后利用Python语言采用Web的形式成功实现了系统的各部分功能。
通过统一的项目文件管理系统，项目负责人可以有条理的管理项目文件，通过设置文件类别统一项目开发的流程。项目成员可以实时查看产品的开发进度，了解项目开发情况。本系统在集中存储项目开发资料，方便整理和备份的同时，还能控制用户操作权限、监控系统使用情况,保障企业知识资产的安全。此外，本文的分析与设计还可以为其他有项目管理需要的中小型企业提供系统开发思路。
关键字：项目文件管理；办公自动化；定制化系统；MIS
ABSTRACT
Novel coronavirus pneumonia in 2020 has promoted the development of the online office market and accelerated the pace of enterprises entering the era of comprehensive digitalization. Office automation is a major trend today. More and more enterprises use electronic documents to store internal and external data. Company K is a small B2B enterprise dedicated to providing data security services for government and enterprises. The company has undertaken several relatively large projects. In the process of new product development, we often encounter customized development due to special needs, resulting in multiple branch projects. How to use the MIS system to efficiently manage the files generated by different branch projects is a very necessary research direction.
In this paper, by investigating and studying the situation of file management in the project development process of K company, aiming at the company's need for efficient management of files generated by different branch projects, it analyzes the business process and data process of project file management in detail and emphasizes file classification. And project management and other functions; on this basis, a more detailed database design is carried out, and an ER model that fully expresses the design ideas is proposed, which provides basic and ideas for the realization of some processing logic in the subsequent system implementation. In addition, Interactive design for the sub-modules was made, such as file classification, project creation, and user management were carried out. Finally, the functions of each part of the system are successfully realized in the form of Web using Python language.
Through a unified project file management system, the project leader can manage project files in an orderly manner and standardize the process of project development by setting file categories. Project members can view the development progress of the product in real-time. This system centrally stores project development data, facilitates sorting and backup, and at the same time controls user operation authority, monitors system usage, and protects the safety of corporate intellectual assets. In addition, the analysis and design of this article can also provide system development ideas for other small and medium-sized enterprises with project management needs.
Keywords: Project document management; Office automation; Customized system; MIS
目录
1绪论
1.1研究背景
1.2国内外研究现状
1.3研究内容及意义
1.3.1研究内容
1.3.2研究意义
2系统分析
2.1需求分析
2.2可行性分析
2.2.1技术可行性
2.2.2经济可行性
2.2.3管理可行性
2.2.4组织可行性
2.3业务流程分析
2.3.1业务流程解析
2.3.2业务流程图
2.4数据流程分析
2.4.1顶层数据流程图
2.4.2一层数据流程图
2.4.3二层数据流程图
2.5数据字典
2.5.1数据项定义
2.5.2数据结构定义
2.5.3数据流定义17
2.5.4处理逻辑定义
2.5.5数据存储定义
2.5.6外部实体定义
3系统设计
3.1系统功能结构设计
3.1.1系统功能结构图设计
3.1.2系统功能模块说明
3.2数据库设计
3.2.1概念模型E-R图设计
3.2.2关系模型设计
3.2.3数据库表设计
3.3输入输出设计
3.3.1输出设计
3.3.2输入设计
4系统实施
4.1开发工具及技术
4.2具体实现
4.2.1用户登录控制功能
4.2.2文件管理功能
4.2.3项目管理功能
4.2.4角色权限管理功能
4.2.5系统日志功能
5系统的维护改进与总结展望
5.1系统的维护
5.2系统的改进
5.3展望与总结
参考文献
致谢
1 绪论
1.1研究背景
2020年的新冠疫情促进了线上办公市场的发展，加快了企业进入全面数字化时代的脚步。办公自动化是当今的大趋势，推动着企业管理向更加智能的方向发展，越来越多的企业采用电子文档的形式存储内外部资料。由于企业资料数量庞大，这些非结构化的资料如何管理就显得尤为重要了。在这样的背景下，文件管理系统快速发展，并且在如今互联网技术的加持下，云文件逐渐兴起，各种B2B的网盘产品层出不穷。受去年新冠疫情影响，多数企业选择以线上办公的形式保障企业业务正常运行，为了保证线上办公文件的及时同步，他们不得不采用云文件管理系统管理工作产生的文件，在这一过程中意识到企业数字化基础设施的建设对于企业的抗风险能力提高的巨大意义。
在企业众多资料中，产品的开发资料的管理最为重要。随着市场的发展，越来越多的B2B企业转向开发定制化的服务，产品的开发过程往往伴随着多个项目的分支，在迭代过程中有需要考虑多个项目需求，进行产品分支的合并，这大大提高了对项目文件管理系统的要求。项目开发产生的文件众多，文件之间相互关联，不同的文件的撰写者和阅读者各不相同，通用的文件管理系统没办法满足项目管理过程中对文档整理以及指派的需求。为了解决这一问题，需要更合适的文件管理系统可以打破信息孤岛，帮助使用者了解自己需要关注的文件，大大提高文件中知识的利用率，减少企业文件管理的压力，促进开发者之间的间接沟通，提高项目开发效率。
1.2国内外研究现状
从文字出现、到造纸术和印刷术发明、再到现代的计算机存储技术兴起，文件保存越来越容易、文件的数量越来越庞大、种类越来越繁杂，文件管理逐渐成为资料管理者必须要面对的难题。在这样的背景下，文件管理系统应运而生。
FFS是最早注重于性能优化的文件系统(文件系统于1980年发布)，可以认为是现代文件系统的鼻祖[1]。早在十九世纪初期，美国在建国第一届国会制定的法律中就提到过需要在政府活动过程中形成适量文件，并且对这些文件予以妥善保管[2]。根据国内比较权威的学术文献数据库——中国知识网络出版总库（CNKI）上关于“文件管理系统”的检索结果，国外在1966年就开始了关于这一方面的研究，而国内到1981年才诞生第一篇相关研究报告，随后全球的相关研究数量逐年增长，2013年为最高峰发表255篇。文件管理作为档案管理的一部分我国政府一直十分关注，在国家档案局最新发布的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中强调要加强档案管理的安全保护和信息化建设，加快推进电子政务发展[3]。
在政府推进档案管理系统建设的同时，国内企业也在发展适合企业的文件管理系统，近年来各种企业网盘不断出现，如坚果云、亿方云、联想企业网盘等。但是纵观所有的企业网盘，大都局限于传统的本地文件管理模式，仅专注于提高文件存储、传输和检索效率，反映出的问题也很多，主要有如下几方面：
其一，没有对特定的使用场景进行研究，根据使用者的职能设计专门的访问管理以适应特殊的使用需求，让系统用户知道我该关注哪些文件，提高系统使用效率。大多数文件仅仅是存储在系统中，被系统管理着，并没有被相关人员完全利用。
其二，没有设计流程化的文件管理模式，按照文件产生的先后顺序以及依赖关系对文件进行排列，也不能在必要的节点对特定使用者进行提醒，保证文件传递的及时性，提高使用者工作效率。
其三，因为兼顾泛用性没有对特定的使用场景进行分析，有些操作不够便利。大多数使用场景下文件都有明确的先后顺序，系统可以通过分析文件上传情况，反应任务的进度，比如产品开发进度。此外，特定的文件命名应该是规范的，系统可以在上传时自动根据设置进行重命名并标注版本和上传用户，以方便后期文件管理。
1.3研究内容及意义
K公司是一家致力于为政府和企业提供数据安全服务的小型B2B企业，公司承接了数个比较大的项目。在新产品研发的过程中，常常遇到由于特殊需求而产生的定制化的开发，从而产生多个分支项目。虽然K公司使用一款B2B网盘统一管理文件，保证了文件的安全性，但是因为采用的是传统的文件夹方式管理文件，对于多个分支项目文件管理的效率较差。因为整理和查找不方便，很多职员还是习惯性把自己的文件存储在本地，必要时通过微信等方式发送给别人，这无疑增加了统一管理项目文件的压力。此外，有时为了满足新项目的要求，公司需要重启某个很久以前就停止开发的项目时，却难以找到当时的项目文件，拖慢了重启项目的时间。
本系统设计将会设计一个符合K公司实际需求且具有普适性的项目文件管理系统，使得K公司可以更好管理产品开发项目的所有文件，大大提高了文件整理和传输的便利性。通过这一系统，企业职员可以很方便的上传和下载项目文件，系统可以根据项目负责人的设置有条理的整理上传的文件，按需要的顺序以文件树的形式清晰的展示给用户，产品的项目分支一目了然，同时可以提供产品的开发进度供用户查看。项目负责人可以及时审理相关文件，通知相关人员跟进，提升项目开发的连贯性。系统管理员可以有效管理文件的访问权限，查看用户的操作日志，保障企业知识资产的安全。
1.3.1研究内容
K公司项目文件管理系统的研究旨在打造一套完善的符合K公司需求的项目文件管理系统，统一管理项目开发过程中的需求分析、原型设计、产品开发、产品销售等资料，提供高效的文件管理和开发监控功能，满足项目管理的需求。
(1)文件管理
用户可以通过文件管理模块上传、下载和删除文件。项目负责人可以通过文件分类管理设置预设需要管理的文件分类和顺序，安排好产品开发过程中所需要管理的各种项目文件类型。用户上传时只需按照引导进行选择就可以自动统一命名标注版本，保留历史版本方便随时查看，所有文件按开发流程先后顺序以文件树的形式进行展示，在清晰展示项目分支的各种文件关联的同时，避免了后期文件位置或命名混乱导致整理困难。文件版本管理会自动保留文件的所有历史版本，这样用户既可以查看最新版本文件也可以查看历史版本，同时支持文件批量删除和下载操作。所有删除的文件都需要经过项目负责人同意，删除的文件进入回收站，只有系统管理员有权限删除回收站的文件。
(2)项目管理
在开发的一个阶段结束后项目负责人会收到项目管理模块的提醒，审核员审核完毕后可以选择驳回修改还是进入下一阶段，然后通过通知消息管理直接通知相关人员进行跟进，通知可以附带文件索引，方便收到通知的人快速找到相关文件。项目分支管理子模块则帮助项目负责人快速新建项目分支，进行产品迭代。此外，项目负责人还可以通过项目组管理快速创建项目组，设置组员，指派任务，管理项目资料访问权限。
(3)权限管理
管理员可以通过角色权限设置事先设计系统的用户角色，并设置好角色的操作、查看等权限，然后根据用户在不同项目中的职能在用户角色管理中分配相应的角色，这样只有指定的角色可以查看和上传相应的文件。通过严格的权限控制既保证了企业资料的安全性也提高了产品开发和项目管理的效率，用户只需关注被分配到任务的相关文件，不会受到其他文件的干扰。
(4)后台管理
管理员可以通过后台管理审计整个系统的情况，监管用户的登录、上传、下载、删除等操作。项目文件是企业的重要财产，优秀的监控系统可以有效保障企业知识财产安全。同时管理员可以根据自身的需要在系统设置自定义一些系统安全选项，比如密码负责度、登录失败次数等。
1.3.2研究意义
(1)帮助K公司建立项目文件的管理规范
项目文件是指导项目开发的重要文件，这些文件的管理对于产品开发相当重要。项目文件管理系统可以有条理的管理这些文件，不仅可以在任何部门职位的人员需要时提供项目的参考资料，还可以通过设定用户上传的流程文档类型和顺序，建设企业产品开发规范，统一项目管理的流程。
(2)帮助K公司建设高效的项目文件管理系统
项目文件的管理效率大大影响企业的项目产品开发效率，其中影响最大的因素要属审核和问题反馈的及时性。好的项目文件管理系统可以实时监控产品的开发进度了解项目开发情况，当有文件更新时可以即使通知审核，反馈的问题也能很快反馈到相关用户。通过统一的项目文件管理系统，可以集中存储产品开发资料，方便存储和备份的同时，还能控制用户操作权限、监控系统使用情况,保障企业知识资产的安全，极大的节省产品资料备份归档和保密的资源投入。
(3)为其他企业项目文件管理系统的开发提供借鉴
通过对K公司项目文件管理系统的分析与设计可以为其他有项目管理需要的中小型B2B企业甚至是B2C企业提供系统开发思路，帮助其他企业更好的开发适合自身需求的项目文件管理系统。
编辑
编辑
编辑
编辑
