无论获得的IT预算是多少，只要管理得当，技术决策者就可以有效地利用企业的资源实现巨大的业务利益。为了帮助他们做到这一点，本文介绍了来自不同地区和行业的IT领导者关于充分利用IT预算提出的建议。IT领导者为没有任何影响力的领域支付费用显然是成本，而投资则是他们现在支出以在未来获得数倍回报的领域。技术领导者应该有这种明确的区分，然后积极地降低长期成本，增加投资。如果为IT部门制定了符合企业愿景的适当的战略计划，就可以在预算范围内完成任务，并解决六个月或一年之后可能出现的一些问题。
企业充分利用紧张的IT预算的六个技巧音频：00:0008:00
来自全球各地的技术决策者日前分享了他们的IT预算策略，即使在资金紧张的情况下也能推动业务的增长。
寻求通过技术投资来推动业务增长的IT领导者往往背负着巨大的预算负担，这使得他们增加收入和利润的任务具有挑战性，而这在2023年似乎也没有什么不同。
尽管预计2023年IT预算将平均增长5.1%，但研究机构Gartner公司指出，预计6.5%的全球通货膨胀率、持续的人才短缺和持续供应中存在的问题是首席信息官在今年实现科技投资价值的三重挑战。该调查收集了全球81个国家和所有主要行业的2203名首席信息官的调查数据。
虽然有些人会认为，无论分配了多少预算，似乎都不够多，但事实并非如此。无论获得的IT预算是多少，只要管理得当，技术决策者就可以有效地利用企业的资源实现巨大的业务利益。为了帮助他们做到这一点，以下是一些来自不同地区和行业的IT领导者关于充分利用IT预算提出的建议。
01
基于收益价值来做出决策
那些没有大幅增加预算的首席信息官们可能会思考他们需要削减成本的地方(特定的项目、人力资源、某些采购)，以便他们能够在关注的一些领域支出费用。这就是总部位于印度孟买的Piramal Capital&Housing Finance公司的首席技术官Saurabh Mittal希望IT领导者仔细进行区分的地方。
他说，“企业的技术领导者如果想最大限度地利用有限的预算，就必须区分成本和投资。IT领导者为没有任何影响力的领域支付费用显然是成本，而投资则是他们现在支出以在未来获得数倍回报的领域。技术领导者应该有这种明确的区分，然后积极地降低长期成本，增加投资。”
Mittal表示，当然要做到这一点很有挑战性，而且是一项需要时间来培养的技能。他所在的公司正在采取技术优先、云原生的方法来转变贷款服务。
他说，“我花费了一些时间才意识到如何做出正确的技术选择，需要采用什么系统以及如何拥有它们会影响长期成本。例如，首席信息官可以购买现成的系统，如果现在的许可费是X，只要使用它，那么每年的费用是X的20%，或者他们可以选择以一种方式来构建系统，其成本是X的1.5倍，长期运营成本只有X的2%，而不是X的20%。保持尽可能低的长期成本总是会为企业创造越来越多的空间来进行有影响力的投资。”
总部位于弗吉尼亚州里士满的Estes Express Lines公司的数据战略、商业智能和分析高级总监Bob Cournoyer对如何区分成本和投资进行了阐述。他说：“我们的很多预算决策都是基于收入价值，投资于某项特定技术会给企业带来什么价值。”
对于货运公司来说，商业智能是IT技术可以产生顶级影响的一个领域。
Cournoyer说：“我们在仓库的搬运车辆上安装了远程信息处理设备，在叉车上安装了平板电脑，还有扫描货物的扫描仪，所有这些都为我们提供了至关重要的商业智能信息。他最近围绕逻辑数据结构重组了Estes Express Lines公司的数据运营业务，以更好地为客户服务。他说，“我们显然不会削减在这里的投资，而是投资那些能够带来收益的业务领域。对我来说，问题是如何用更灵活、更具成本效益的新技术取代旧技术。”
02
制定清晰的技术愿景
人们需要对现在的位置和要去的地方有一个清晰的看法，有助于正确地看待一切。正如澳大利亚旅游运营商Journey Beyond公司的IT总经理Madhumita Mazumder所说，“如果我们为IT部门制定了符合企业愿景的适当的战略计划，我们就可以在预算范围内完成任务，并解决六个月或一年之后可能出现的一些问题。”
Mazumdar举例说明了这一方法，她说：“我们在追求云计算优先战略方面非常明确。拥有100%云计算基础设施的愿景使我们能够在将第三方数据中心迁移到云计算环境中时大幅降低其成本。”
同样，Mazumdar对外包与内包的争论也很清楚。她说：“我非常喜欢内包，并支持组建一个团队，让他们在内部完成工作。例如，拥有一个内部团队可以确保所有的网络设备都能及时100%地打补丁。打补丁是在企业不运营重要业务的情况下的时间进行。如果进行外包，与供应商的协调会变得非常困难，而且很有可能出现问题。例如企业的内部团队可能在与供应商一起通宵达旦地工作，这似乎是一种浪费，因为可以只支付内部团队的费用，而不是支付两者的费用。”
Mazumdar表示，能够预见到这些额外的成本是确保有足够的预算来支付费用的关键。
她说：“这种关于技术路线图的清晰性可以使首席信息官防止浪费支出，并更有效地部署节省下来的资本。”
03
充分利用谈判技巧
谈判技巧对于在商业技术角色中取得成功一直很重要。为了节约投资，IT领导者在新的一年将不得不越来越多地依赖它们。
Cournoyer说：“当维修协议需要续签时，回到谈判桌前，努力协商合理的价格将会有所帮助。”无论是续签维护协议还是采购任何新的技术解决方案，Cournoyer都倾向于在谈判前利用Gartner公司的专业知识。
他说，“作为Gartner公司的合作伙伴，我们从他们的分析师那里得到一些建议，可能是某个特定解决方案的行业普遍价格区间、相关的某些指导方针，甚至是购买补充产品的建议。这为我们在与服务和解决方案提供商打交道时提供了一些有价值的信息，从而有助于节省资本支出。”
技术指导平台MentorKart公司的董事长、Hero MotoCorp公司的前首席信息官Vijay Sethi表示，削减螺旋式增长的成本的另一种方法是与供应商签订长期(三年)合同。随着成本谈判时间的延长，首席信息官们将获得更好的折扣。
04
只购买自己需要的产品
企业技术领导者正在越来越多地从单一应用程序转向模块化应用程序。Cournoyer说，“使用单一应用程序不仅成本高昂，而且无法实现其承诺的价值。虽然首席信息官为了节省成本而向模块化应用程序转型，但如果没有经过深思熟虑，这种转变可能会对其目的产生不利影响。”
他说，像ERP系统这样的大型项目就是一个很好的例子。
他说，“我看到很多ERP供应商试图将他们的解决方案宣传得更有吸引力，以吸引首席信息官购买。他们的观点是，首席信息官们应该以折扣价投资于整个解决方案，即使他们不必一次性实现所有模块化应用程序。”
在这种情况下，销售策略是首席信息官现在可以实现模块集价值的最大化，然后供应商可以在首席信息官希望的任何时候回来实施其他模块。Cournoyer说：“这种方法是有缺陷的，因为首席信息官们仍然在为他们不使用的产品支付费用，只是为了获得价格折扣，并在这个过程中阻碍了他们的支出。”
05
持续评估基础设施和项目
软件构成了企业IT基础设施成本的主要部分。因此，首席信息官必须评估所部署软件的最佳使用情况。Mazumdar说，“云计算服务提供商不断推出更好、更快、更便宜的服务。改用这些平台有助于节省成本。”他最近将Journey Beyond公司转型为其联络中心的云通信平台。
他说，“首席信息官们还应该问自己这样的问题，例如，‘我们是否使用了部署的所有信息?是否使用了正确的云平台?备份策略是什么?采用了什么存储设备?’如今，市场上有很多经济高效的存储解决方案，可以让首席信息官免费存储大量信息。”
MentorKart公司的Sethi表示，在项目层面也可以显著降低一些隐性成本。
他说，“一个项目可能会被推迟导致首席信息官支付额外的咨询费用。由于决策缓慢、用户不可用、需求频繁变化，甚至团队成员缺乏能力，也可能会产生额外的成本，从而导致大量返工。隐藏成本的数量巨大，如果控制得当，可能会节省大量成本，从而为首席信息官做创新项目留下资金。”
06
采用分阶段的方法
即使预算可能会分配给重要的计划，首席信息官仍然需要节省他们的支出。这可以通过评估是否可以对项目采取分阶段的办法来实现。Sethi表示：“首席信息官们需要判断，一个至关重要的全企业项目能否在最初只推广到一些部门或地点，然后逐渐扩大到其他部门或地点。例如，老旧笔记本电脑的更新是否可以推迟，或者是否可以在某些情况下增加内存，并将这样的资产寿命延长一两年?”
诸如此类的延迟策略可以帮助为更多旨在实现顶级业务目标的创新活动留出一些预算，使IT领导者即使在预算紧张时也能进行创新。
