管理项目，最怕遇到什么情况？
哪怕是工作了十年的职场人员，在面对以下场景时，估计也会一时语塞或毫无思路。
做外包开发的，被客户问到：这个系统能做吗？需要多久时间？费用多少？
做内部业务系统的，被需求问到：这个需求很急很急很急！什么时候可以上线使用？
做互联网产品的，被产品总监指责到：这个需求很简单！怎么实现我不管！今晚必须上线！
当一个百万的项目机会在你面前而束手无策，又或者遇到项目上的沟通冲突时，当项目已经对你下了手，你会怎么办？ “你伤害了我却一笑而过~”
如何管理项目不会乱？
在解答如何管理项目不会乱的问题之前，我们先来梳理下，为什么项目会混乱？
好比如一间新房，一开始它里面是不会乱的，因为它什么都没有。后来你搬进去住了，有了家具、有了书、有了生活用品还有艺术爱好品。要是还有小孩的玩具，那就更厉害了，天天收拾都搞不赢。要是家里还有位老人家，那就更不得了了，什么纸皮呀“宝贝”呀都堆在那里。当然，还有一些自己多年来虽然一直没用上但又舍不得扔掉的东西……
图片来自网络
在做项目管理过程中，是不是也有种类似的体验？一开始，一个项目一个人，怎么研发怎么爽；后来变成几个项目几个人，群里沟通一下也能协同上线发布上去；再后来等到十几个项目十几个人时，就开始产生化学变化了。
每个项目的特点性质不一样，需要沟通的需求方也不一样，对应的开发流程和交付方式也会有很大差异。你比如说，做外包项目的，那就是“一锤子买卖”，给甲方开发半年、部署一次就完事了。你要是做SaaS的又不一样，除了要频繁迭代在线版公有云版，还要定期给私有部署的客户每个月或定时打包更新一版。做互联网平台生态的，其发布就更是不同的光景了。简而言之、不同行业、不同的软件商业属性、不同的项目发展阶段，综合其他因素，项目管理的流程和方式、侧重点都不一样。
所以，这么多人、这么多项目、这么多事、这么多代码、这么多数据、这么大的业务体量、这么多错综复杂的会议和沟通、流程，如果规范不当，其结果表现就一个字：乱！
那，怎么管理，项目才不会乱？
我站在公司组织实际管理的角度来回答下这个问题。
【决策层】第一，需要公司决策层，例如老板、CTO要明确需要进行项目管理和重视研发流程的制定，并授权，在需要时提供费用和采购支持。
【管理层】第二，需要技术负责人，联合产品负责人、测试负责人、需求业务负责人等多个部门的一号负责人，沟通公司整体的协作大流程，再到产品研发团队的内部开发小流程。
【执行层】第三，最后，就是结合前面的共识达成、流程梳理，再细化到运用合适的工具系统、沟通方式、汇报制度、代码仓库、交付方式、组织架构进行职责分工、自我管理和自我流转。最终形成制度。
简而言之，决策层要动动嘴，说：“我们要开始标准化研发流程”；管理层要动动脑，想：“我们如何设定内部的研发流程？”；执行层就是动动手，根据流程、工具和人员，进行密切协作、频繁沟通和发挥自己的聪明才智，成就工作，成就自己。
团队与工具
之前，有一个有趣的问题，我一直在思考而不得其解。
“自来水是脏的，不能喝；苹果也是脏的，不能吃；为什么拿水洗一下苹果就能吃了呢？”
而最近，我又联想到企业内部的研发管理和协同，针对以下问题，我也一直在思考：
作为研发团队，每个成员都是专业的工程师、经理和人才；作为需求业务部门，每个人又是这个领域业务的专家；但为什么【技术团队】+【业务团队】这两个部门一结合，做出来和上线的系统就那么难用、那么难维护呢？
前者是负负得正；后者是正正得负。两个优秀的部门，合作研发的系统反而不好用。为什么？！
哪里不对？
对于给团队找一款怎样的研发管理工具，或者目前团队正在使用哪款管理工具，到底合不合适，结果怎么样。冷暖自知。水的冷暖，只有饮水的人才知道。
你的团队，又是属于哪种组合呢？
A、优秀的团队 + 合适的工具 = 卓越的软件研发和交付（行业领航者）；
B、优秀的团队 + 【不】合适的工具 = 痛苦的软件研发和交付（天天爆单忙不赢！）；
C、一般能力的团队 + 合适的工具 = 进步的软件研发和交付（我不优秀，但进步很快）；
D、一般能力的团队 + 【不】合适的工具 = 平静如水的传统软件研发和交付（能用就行）；
老板只看结果，怎么内部管理，那是技术负责人/CTO/项目经理/产品总监要思考的问题。
有哪些好用的研发管理工具推荐？
基于项目管理最怕遇到什么这样的背景下，我们初步思考了项目管理混乱的原因以及企业的对策。回归到团队与工具的搭配组合，我们团队选择了一款怎样的研发协同工具，在很大程度上决定了未来一段时间我们团队的痛苦程度和进步的空间。
好的协同管理工具，不仅能帮助我们解决当下的管理问题，还应该能引导、辅助我们团队和自己成为更优秀的自己。有成就、有进步、有突破。
结合多年的从业务经验、项目管理和团队管理经验，以及从创业公司到上市企业的项目管理流程，总结下来，在项目管理过程中，可以用到以下这些工具来进行更好的管理和协作。
以下功能，来自YesDev研发协同管理工具。
1、【YesDev】用工作任务日历高效管理个人和团队时间
以任务工时为最小协作单位，完成每日任务协作。
可以，
- 进行工时登记/Git自动任务
- 录入重复/周期任务
- 自动提示遗留任务/延期提醒
- 实时查看每个人的任务日历，以及工作饱和度
- 任务验收
- 每月工时统计，可用于绩效考核和研发效能分析和提升
- 延期通知规则
- 放假调休配置
- 自定义任务类型（如：会议/研发/测试/验收/部署）
2、【YesDev】在一个项目里，协作更多内容，做到ALL IN ONE
在YesDev，对于项目的定义，是指在一段时间内由指定人员需要完成指定目标需求的一个集合，这个过程是动态的、持续的。可能是短期项目，也可能是长期项目，可能一两周，可能一两年。
不管是需要协作需求、还是任务，还是Bug记录、还是故障处理、项目文件资料等，YesDev的项目，都能轻松实现和满足。就和群聊天一样类似的，在项目里，你可以添加：需求、任务、链接、附件、Bug、备注、测试用例、文档等。
YesDev共有24个项目功能模块，可以根据自己团队的项目需要，任意搭建组合，非常方便。
3、【YesDev】使用七彩项目甘特图，查看团队的未来项目计划
项目甘特图是个好工具，不管是在做0到1的全新项目计划，还是在做部门的年度计划，还是每月的迭代计划，甘特图都是一个可以让你和你的团队进行“预测未来”的一个可视化报表工具。
YesDev工具还进了一步，可以自由合成多个项目的甘特图，形成七彩项目甘特图。分别从项目、从需求、从人员多维度查看。当然，直接导出Excel，自己稍微再加工，也是非常方便的。
谁忙，谁不忙，一看甘特图，就知道真相了。
4、【YesDev】集成企业微信/钉钉/飞书，接收群通知，及时掌握最新研发动态
在日常项目管理中，老板和做管理的，最怕“两眼一抹黑，啥也不知道！”；而在跨部门沟通中，其内耗是很严重的，而且常常同一个问题，不同部门的人员回答又是截然不同的。说明了，就是信息不同步。明明是在同一家公司，明明人员又不多，你说为啥就是沟通就是这么费劲呢？我觉得，总是靠人和人去沟通、去人工交流、去问去答是很累的、很耗时的。要靠工具、流程和自动化，以及事件驱动的方式来合作。
遵循好莱坞著名原则：“不要给我们打电话，我们会给你打电话(don‘t call us, we‘ll call you)”。
在项目沟通中也应如此，别人都没做好，你一直问，其实作用也不大，而且还容易引起对方反感和上情绪。更好的协作是，开发人员完成了，就及时、自动同步信息给大家，是最合适不过的了。
为此，YesDev结合Git代码管理、日常用到的企业微信/钉钉/飞书沟通群，以及项目管理的通知，设计了一套堪称“完美”（备注：是我个人觉得是很好用的意思）的通知服务。
满足不同场景、不同时机、不同人群、不同目的的通知组合（重点是，这些通知服务，都是免费的免费的！）：
- 邮件通知（最精准）
- 群通知（最实时）
- 站内通知
- 页面提示 / 更新动态 / 历史变更 （最全面）
- 短信通知 （外部客户）
以群通知+Git代码更新为典型代表的通知效果如下：
5、【YesDev】用系统自动生成汇总的 Excel/脑图/资料 进行快速汇报
在项目管理过程中，难免会有各种会议、汇报和总结。和甲方客户的沟通会、验收会；和内部研发团队的需求评审、测试评审；给老板和上级汇报的工作计划、项目计划。不管是对内还是对外，不管是向上汇报还是向下管理。YesDev都提供了不少有用的工具。
例如：
技术开发经理和需求方，最喜欢看到的需求开发计划表：
头脑混乱时，可以看一下项目脑图的拆解：
阶段性汇报时，可以发出里程碑和排期计划表汇总信息，查看项目工时和排期：
如果想查看实际项目进度落后多少，查看项目燃尽图是必不可少的了：
需要出测试报告？没时间，来不及整理和编写？不存在的。YesDev都为你自动汇总好测试报告了，内含测试进度、测试用例、测试计划、测试Bug及修复情况等信息。
只要动动手指，点一下，就能一键生成你需要的测试报告。
6、【YesDev】上传PRD，内部传阅和分享
还有一个常用的功能，就是可以把Axure制作好的PRD打包上传，就可以在团队内进行传阅和分享了。当然，也可以分享给外部客户。
除了上面常用的项目管理功能外，YesDev这款工具设计得还是很贴心的，它还能：
- 个性化智能助手
- 自定义项目颜色
- 自定义项目模板
- 自定义个人工作台
- 自定义列表展示字段
- 自定义标签
- 背景水印/团队Logo图片
- 全局自定义系统配置
- 一键复制快速分享 项目/需求/任务/问题
- Git一键智能流转
- Excel批量导入 需求/任务/问题
- 截图粘贴/个人素材库/@操作/抄送
- 自动生成报告，支持增量对比
- 一键发布，持续集成
更多好用的功能，可以自己体验和使用。团队、流程和工具，都很重要。
