本节书摘来异步社区《众妙之门——自由网站设计师成功之道》一书中的第1章，第1.6节，作者： 【德】Smashing Magazine 译者： 王兴 责编： 赵轩, 更多章节内容可以访问云栖社区“异步社区”公众号查看。
1.6 创造性地处理行政事务性工作
众妙之门——自由网站设计师成功之道
勿庸质疑，大多数自由职业者都是专业人士，特别是在设计、开发和编程领域，并且他们都是极富创造性的。打个比方，他们总地来说是一群这样的人：如果用大脑的左右半球一起开车上路，他们一定是毫不犹豫选择用大脑的右半球来掌握方向盘的人。这群人安然接受了他们在创造和艺术方面的天才，并利用它们开创了自己的职业道路，义无反顾地走了下去。大部分时间，他们的创造性思维非常完美地契合了这个自由工作的环境，因为他们基本上调动了所有创造性，并且极少受到束缚——至少在大部分时间里是这样的。
无论如何，这条路不可能没有颠簸的，对于很多的自由职业者来说，这些颠簸出现在使用左脑担负起驾驶那辆车在道路上行驶的时候。
我们之中的大多数人都很熟悉大脑左右半球对抗的概念，并且有资料显示左右半球分别支配不同的思维模式。右半球更具创造力和艺术性，而左半球则更具有逻辑性和分析能力。
大部分自由职业者都不太擅长同时使用大脑的两边（也就是说我们不可能同时善于两种思维模式），但有些事情需要大脑暂时跨越到另一边进行处理。这可能对自由职业者会是一个问题，因为我们总是习惯于用右脑思维，但由于必须照顾到生意的方方面面，所以每次处理这种事情需要的时候，就也不得不让左脑开始运动了。
这项工作的管理方面的事务主要都倾向于让左脑来进行指挥，这对于很多习惯于用右脑思维的人来说，是很困难的。在本节里，我将带你将那些经常阻碍我们的东西一一打破，并且提供了一些建议，教大家如何突破那些需要左脑思维的事务为你的生意制造的障碍。
1.6.1 日程安排
第一项要处理的管理任务就是日程安排。不仅仅是因为它对于自由职业生意的重要性，也因为有效的时间安排可以帮助你处理与管理相关的其他方面的事务。这对于那些特别有创造性的人来说可能会显得非常困难，一个显而易见的原因就是，惯于使用右脑思维的人通常思维都比较随意，且具有跳跃性，但缺乏连续性。因为我们通常不太可能预先知道这种创造力何时迸发，因此，我们很有可能忽视要把我们日常的工作集中起来并对其安排计划的想法。
讽刺的是，这些通常会被创意人员所忽视的管理问题，可能会切切实实地促进我们的创意工作流程。在一天中安排处理一些需要由左脑来处理的管理性事务，可以让你充满创意的大脑暂时换换档。它会把你彻底地从通常习惯的思维模式中拉出来，让你超负荷工作的右脑休息一下。所以当右脑再次开始工作的时候，精神状态又得到了恢复，并且充满能量。安排每天的日程，这样可能对自由职业工作的两个方面都有利。
小窍门
- 一个用起来很有意思的软件，你就会越来越喜欢使用它。找到一个界面有趣又操作简单的时间管理软件，你会发现你会越来越依赖它。
- 严格要求自己，坚决执行自己安排的日程表。经过反复地执行这些日程表，慢慢地你就会习惯它们，这样可以更容易地开展日常工作。
- 不要对自己太严苛，让你的系统跟你一起进步。你有可能需要一段时间把自己调整到这个状态，因此，让它自己发展，并且慢慢地适应，也不要沮丧放弃。你们适应得越好，对你的生意越有帮助。
- 总是给自己设定一段冗余的时间！这样当你还不太适应按照日程安排行事的时候，它可以让你适当地有一些后备计划。这种比较保险安排会让你的心情平复一些。
1.6.2 记账
接下来要谈到的另一个管理事务就是关于记账的问题。我一直都非常讨厌数字、数学以及任何与会计有关的东西。因此，这对于我是一个艰难的适应过程，我想对于其他的自由职业者也是一样的。对于这个灾难性事件最简单的答案就是请一个会计师，但是对于某些人——特别是那些刚刚开始发展业务的新手——这不是一项他们可以负担得起的开支，也没有那个必要。因此我们必须自己承担起这些任务，并且把它们完成好。
自由职业生涯中一件超棒的事情莫过于，很多应用软件的作者能够体会到我们的痛苦，所以他们开发了很多非常棒的程序，可以帮你完成很多不太确定的任务。对于我们这些用右脑思维的人来说，有了这些软件，客户、账户和项目管理变得前所未有的简单。在这种情况下，这些软件基本上帮你承担了大部分的工作，你只需要输入一些数据就可以了。
小窍门
- 只需要找到一款满足需要的应用程序。那些超出这些范围的东西就不要了，这些有可能只会造成混乱。特别是在开始阶段，保持账目简单，这样才可以避免变得不知所措。
- 需要保证这些工作都在自己的掌控之中。记账会保证生意平稳发展，所以需要保证发出的账单能得到及时支付，这应该是你的客户要做到的。设置账单提醒和收款提醒功能，这样就不会因为工作繁忙而忘记任何事情了。
- 做这件事需要的时间越短，需要为它进行的工作时间调整就越少。建立一个会计单据模版可以帮你节约投入到这件事情上的时间和精力。那会让我们能够更加自如地去应对这些问题。
- 帮助避免因财务问题而收到罚单。每个国家每个省区都有自己不同的相关法律和规定来管理公司和相关的税务账目。要保证自己清楚明白地了解它们，并且知道最新的变动信息，避免累积处罚和罚款。
1.6.3 信件
自由职业相关的管理工作中，另一个要花费大量时间的方面就是商务来往信件。这里不是指给笔友回信或进行某种创造性写作，它通常是指一些详细的合约性的东西，它会成为惯用右脑思维的人的一个障碍。因此，那些充满创造力的大脑对于这些东西一个很自然的反应就是逃避，把它留在收件箱里，或不回复信息。但我们不能否认这些信件都很重要。虽然这些事情并不是当面发生的，我们仍然会觉得这是在我们的能力范围之外的事情，因此通常会把本该今天做的事情推迟到明天。
再次重申，惯用右脑思维的人都倾向于跳跃性的思维，而不是连贯性的思维，因此跟那些似乎是生活在另一个世界的人交流我们的想法会显得比较困难。这一点也是日程安排可以进一步帮助你的地方。我们的大部分工作都需要不停地进行来回交流——跟客户、用户、同事等——因此每天留出时间处理邮件，做个邮件重要性排序，并作出相应处理，这会让你的交流更加顺畅。及时回复会给客户留下很好的印象，并使他们产生对你的服务的信任感。
小窍门
- 给自己留一些处理邮件的时间，这会帮助你更加顺利地开展工作。如果你发现经常定期回复一些相同类型的问题，可以给自己创建一个回复模板，这样处理起邮件来会更便捷。
- 给邮件进行优先级分类，这样做不会花太多的时间。应该坚持给邮件区分等级，并按类型把它们分开，这样做可以让你快速并轻松地处理邮件。另外，把信息区分开来并分门别类，对于利用右脑的人来说可能不是件容易习惯的事情，但绝对值得一试。
- 快进快出！试着在看完邮件之后清空收件箱，并将收到的信息保存归档，以备查阅或进行优先处理。如果是能够很快回复的信息，那就马上回复，要么就把它保存起来以后再回复。
- 简洁是关键中的关键，它将会成为你的好朋友。邮件应该简明扼要，并注意不要冒险提到其他的话题，让对方可以进一步提更多的问题。如果你一直闲聊下去，只是在浪费你做其他事情的时间。
1.6.4 客户关系
另一个时常让自由职业者感觉像噩梦一样的管理事务就是维护客户关系。我们有理由喜欢自由职业者离群索居的生活，所以一想到要让我们这种人打破这种孤立的外壳而跟客户进行有效率的交流，那实在一件令人生畏的事情。要使自己生意兴隆，你的生意就得建立在一定的客户基础之上，这是众人皆知的事情。同样众所周知的事情就是，对待客户的方式决定了客户是否会再次光顾。
对于一个富有创造力的人来说，他的思维模式一直都是靠右行驶的，你突然间要靠左行驶，那的确不会那么顺畅。这里可能还没有说得很清楚。我想说的是，惯用右脑的人解释事物及与人对话交流的方式可能对于惯用左脑的人来说是很难理解的，反之亦然。因此，我们必须尽全力使这两种人之间的交流能够一直围绕我们所讨论的题目进行。同时，既然我们知道可能会存在解读失误，那么在与客户进行沟通的时候就应该更加努力地消除我们之间交流上的障碍，拉近彼此的距离。
小窍门
- 尝试跳出右脑思维的随机方式。在见客户之前，请暂时忘掉自己的思维习惯，把自己的思路组织一下。把想要说的事情，事先做好笔记和提纲，这样就可以在交谈中有的放矢，也使交流可以更加顺利地进行。
- 既然在客户雇佣我们之后，我们通常有责任引导客户做出某项决定，那么我们也需要继续在与客户的交谈中，引导谈话的方向。这样做可以帮助我们在谈话的时候感觉舒服，同样也使得我们可以尽可能保持自己想要的谈话的内容。
- 既然有必要知道项目的方方面面，就得让客户从多个方面解释他们的思路。这样将有助于找到更接近客户需求的方法，否则将无济于事。
- 与那些不是从事创造性工作的人对话，并自己掌握对话内容，可以让你提前做好一些准备，在面对客户的时候可以游刃有余。
1.6.5 备份和更新
当有重要的行政事务需要处理的时候，很多自由职业者都会觉得自己的思路被打断了，因此对于惯用右脑的人来说，保持备份和更新就显得尤为重要，应该把它们放在应做事务清单的前面。
从事创造性工作的人都倾向于在有灵感的时候工作，只有在那个时刻才会被灵感所包围着。但这个时刻很快就溜走了，当它们走掉之后，我们又被其他的任务所包围了。因为总有一种永远前进的势头推动着我们，所以我们会忘记回顾以前的灵感，更不用说把它备份下来。同样地，在创意流程进行到一半的时候却要去进行软件更新，也的确不是什么高明的事情。
自然，作为一名自由职业者，你才是唯一对所有发生在你脑子里的想法进行管理和记录的人，也包括那些非常宝贵的半成品。如果把它们弄丢了，结果有可能是毁灭性的，但是要记住对它们进行备份，并不像是惯用右脑的人会做的事情。不管你是惯用右脑还是左脑，你都该那么做。除非是有什么事情真的发生了，导致我们系统崩溃，所有的资料都丢失了，不然没有人会想到要去为我们的文件做备份的。但是再次声明，在自由职业领域，你是独立一个人打拼的，当数据丢失的时候，身后没有一个IT团队的支持，所以，一定要自己做好备份。
小窍门
- 自动化备份软件是惯用右脑的人的恩物，使用它就表示，可以自动进行备份和更新！你要做的就是找一个可以自动进行数据备份的服务系统，它可以帮你减轻压力，并且保证让你不再为了那些会干扰你右脑运行的事情而操心。
- 休息一下！对于我们大多数人来说，只要我们还在电脑旁边，我们就没有想要停止工作并且保存备份和升级软件的想法。那么，我们就离开一下。让自己喘口气，对现在的工作进行存盘，待会再回来的时候，就可以准备出发了。
- 有很多基础软件更新很简单，速度也很快，不会打扰你的工作流程很长时间。完全可以把这个程序安排在日程之中，因为最有效率的方法是可以让你在工作期间能够有短暂的休息时间。完全可以在休息时间内对软件进行更新。
- 再次重申，养成给工作分类，并优先处理某些事务的习惯，偶尔让自己的右侧大脑停顿，使用左侧大脑思考，而不要像很多的创意人员那样，让缺乏备份和更新的习惯造成工作的停滞和拖延。要确定哪些文档和程序是最重要的，并且保证将它们置于首位，并最先完成。然后再在这个星期的其他时间内完成其他不那么重要的事情。
1.6.6 总体建议
1.你是搞创意的人，你就得表现得像个创意人
总地来说，你不可能忽视你的管理责任，希望他们会自动消失。所以用你最擅长的方法解决它——创意的方法。互联网上有很多的创意解决方案，可以帮你解决各种各样不同的问题，你一定能找到一款适合你。如果没有，也可以自己设计一款。对于一个有创造性的大脑，没有事情是办不到的，因为我们知道，我们的创意是无限的……即使我们有时会暂时使用左脑进行思考。
2.灵感对你来说是简单的事情，现在要说的是动力
对于大多数充满创造力的人来说，当我们进入左脑控制的领域处理事务的时候，最难的事情是我们缺乏去做这些事情的动力。即使我们当中没有拖延习惯的人，也会倾向于让这些需要左脑处理的事情堆积起来，并且拖延的时间会比要右脑完成的事情长得多。原因很简单，这些事情处理起来让我们不太舒服。有件事你需要记住，那就是万事开头难。我不是帮耐克打广告，但他们的广告词确实说得好：想做就做（just do it）。强迫自己开始，然后让事情顺其自然地发展下去。让自己尽量沉浸在一个创造性的环境中去做这些事情，它将会帮助你顺利过渡到另一种思维中去，然后顺理成章地把事情完成！
3.不要把事情混在一起，那只会让事情变得复杂
你知道，只要说起来朗朗上口的事情，一般都是真的。需要记住的另一件重要事情是，想要短时间内在一个陌生的领域做什么事情，最好让事情简单一点。要记住，这并不是你的强项所在，因此最好不要一次处理太多。尽量让事情变得简单明了，一次只处理一件。因为惯用右脑的人总是倾向于从整体看一件事情，而不是分成各个部分，因此尝试找出其中最不一样的部分，把它们一件件分开，再各个击破。这就是把每件事情分开来看的原因，这样就可以在把一整件事分开成各个不同的部分之后，很轻松地找到每件事的解决方法。这样也可以让你手边的每件任务看起来不那么给人压力。
4.你有能力做好它，就该尽全力做好它
无论如何，需要记住一件最重要的事情，就是因为我们倾向于喜欢用一种思维模式（可能是右脑，也可能是左脑），所以需要通过练习刺激不同的大脑半球来提高另一边大脑的能力。只是由于我们接受的教育重点不一样，使得这种练习出现了不平衡的状态，因此两边大脑没有得到相同水平的发展，这也就是可能造成问题的原因。但这并不表示，仅仅因为没有同时对两边大脑的能力进行开发，这些事情就在我们的能力范围之外。因此只有对那一半大脑的刺激越多，那些需要那一半大脑处理的问题就会越容易处理。
