本节书摘来异步社区《Outlook时间整理术》一书中的第1章，第1.1节，作者： 【德】Lothar Seiwert , Holger Woeltje 译者： 欧阳宇，更多章节内容可以访问云栖社区“异步社区”公众号查看。
第1章 在电子邮件泛滥狂潮中屹立
Outlook时间整理术
本章学习要点
- 禁用新电子邮件通知。
- 从电子邮件消息中创建约会或任务。
- 根据电子邮件发件人创建新的联系人条目。
- 从较长电子邮件消息的某个部分中创建任务或约会。
- 将多个电子邮件消息插入现有任务或约会。
- 建立新文件夹。
- 创建自己的搜索文件夹。
“您已经快倒下了……”
这些天来，办公室工作人员每天花费2小时处理电子邮件。尽管这种通信工具带来了巨大的优势，但很多人认为它与此同时也带来了很多问题：垃圾邮件的困扰、使用中的困惑、由此造成的压力，等等。您会花费很多时间在Microsoft Outlook中处理电子邮件，这就是我们在第1章中讨论解决电子邮件问题的战略和方法的原因。您将学会如何让Outlook为您所用，并学会一些帮助您有效处理电子邮件的提示和技巧。
Robin在处理电子邮件时遇到的困扰
确切地说，1小时前，Robin Wood想要完成提交给经理的每月报告 ，但是很不巧的是，小小的桌面提示窗口反复弹出新电子邮件通知。每次他都会想到，“这可能更重要！”但实际上并不重要，也许不是当天的事。“哎，既然邮件已经打开了，就快速回复了吧。”想到就做到。15分钟后，他发现自己的报告才刚刚开始。“等一会儿……我处理到哪里了？”他又花了些时间重新熟悉这些数字……
一会儿之后，再次弹出新消息。“不要再这样了！”Robin开始抱怨了。昨天，有关智能手机（可以私人使用）的特惠活动通过电子邮件发送给每个员工。自那以后，他已经收到了18封邮件，都是别人发送的订单信息、询问，这些邮件不仅发给活动的发起者，而且由于无意中单击了“全部答复”而抄送给原始邮件的所有其他收件人，因此，这就在很多人的收件箱中增加了不应收到的垃圾邮件。“也好，至少明白了谁订购了手机，他们问了哪些问题，虽然我已经在三周前有了这款手机，不准备购买它……”于是他阅读了所有邮件，然后才删除它们。
正因为如此，他在午饭前没有完成这一报告。在准备去吃饭前，他快速浏览了最近的邮件。团队主管委婉地提醒他，她已于两周前要求他修改关于展会准备工作的文档并尽快发回给她。时间就这样耗掉了。“哎，该死的邮件！”他已经彻底地忘了这事。他向下滚动了大概310封邮件，终于找到了这封邮件：两周前要求他检查并修改，当时他无法马上完成，但是，毕竟后面有10天时间来完成它。而今，不幸的是，他已经彻底地将它淹没并遗忘在拥挤的收件箱中。午饭后他将立即处理这件事情，而再也顾不上其他紧急问题……
以下原因导致了最普遍，也是最糟糕的电子邮件问题。
- 不停地打断：收到新电子邮件后立即响应。也许是出于好奇，也许是因为它代表了一种容易让人注意力分散的干扰，比如无休止的数字游戏。或者也许您只是喜欢立即回复他人。
- 给他人发送垃圾邮件：您经常收到与您工作不太相关、根本无需做任何事情、不需要您答复或响应的电子邮件吗？您经常将额外的第三者放在收件人一栏，而仅仅是可能与他们相关吗？有时，这会造成名符其实的“马拉松式”的电子邮件答复。
- 简洁得不易理解：有些问题对于发件人来说可能很清楚，但对于收件人来说可能不会那么明白，在邮件主体中也不会变得清楚。例如，“如果我们仍能整合Feature XY，那真是太好了，但是，也许那样太复杂了。”它是一个主意、一个有关某件事情是否可能的问题、一条对某个人是否胜任某项工作的间接评论、一项应该抛弃的建议，还是一种针对整合某项特性的辩解？
- 情感因素：与其他交流形式相比，电子邮件似乎能够给你足够的时间考虑以避免误会。有时难以完全理解对方的含义，您无法看到对方的面部表情或手势，而您有足够长的时间考虑，不需要立即发问或针对模棱两可的问题予以答复。您曾经花两个小时写一封气愤的电子邮件回复对方，从而导致争论的升级？抑或是花一小时写了一封愤怒的电子邮件想要回复对方，但最终却没有发送？
- 未经事先考虑的答复：有时我们会切换到响应模式，因为在这种模式下能够快速回复。但是有时我们却终止了探讨问题或触发了完全不相关的讨论。或者引发了多重质疑或不必要的重复劳动，因为我们匆匆回复时忽略了某些信息。
- 紊乱的顺序导致数据埋没：您曾经忘记回复某封重要的邮件么？或者在关键时刻发现无法找到重要信息？有些人在其收件箱中有超过500封甚至数千封邮件。虽然搜索功能或好记性（Lisa Miller是否在几周前发送过有关项目XY的请求？）能够在90%的情况下为您提供帮助，但是仍有剩余10%的邮件可能未经处理就埋没在海量信息中。
