如何使用宜搭实现合同的在线起草、修改、审批、归档和借阅？

1. 合同起草

• 创建合同表单：在宜搭平台上设计一个合同表单，用于记录合同的基本信息（如合同名称、签署方、金额等）以及相关附件。
  • 设计表单时，可以包含以下字段：
    • 合同编号（唯一标识）
    • 合同名称
    • 签署方信息（如客户名称、联系方式）
    • 合同金额
    • 合同文件上传（支持附件上传）
• 集成模板功能：如果需要标准化合同内容，可以预设合同模板。用户选择模板后，系统自动填充部分内容，减少手动输入的工作量。

2. 合同修改

• 权限管理：确保只有授权人员能够编辑合同内容。通过宜搭的权限配置功能，设置不同角色的访问权限。
  • 操作路径：进入表单设置 > 权限管理，为特定用户或用户组分配“编辑”权限。
• 版本控制：在合同表单中添加版本号字段，并记录每次修改的内容。宜搭支持历史数据追踪，可查看合同的修改记录。

3. 合同审批

• 配置审批流：利用宜搭的审批流功能，为合同设置多级审批流程。
  • 操作步骤：
    1. 在宜搭中进入表单设计页面，点击“审批流”选项。
    2. 配置审批节点，例如部门负责人审批 > 法务审核 > 财务确认。
    3. 设置每个节点的审批人或审批规则（如基于组织架构自动分配审批人）。
  • 提醒机制：启用钉钉消息通知功能，确保审批人及时收到待办事项提醒。

4. 合同归档

• 自动归档：在合同审批完成后，触发自动归档功能。
  • 操作方式：
    1. 在宜搭中配置自动化规则，当合同状态变为“已审批通过”时，将合同信息同步至指定的归档模块。
    2. 归档模块可以是一个独立的表单或数据库，用于存储已完成的合同记录。
• 归档内容：归档时，应包括合同的最终版本文件、审批记录、签署日期等关键信息。

5. 合同借阅

• 借阅申请流程：为合同借阅设计一个子流程，允许用户提交借阅申请。
  • 操作步骤：
    1. 创建一个“合同借阅申请”表单，包含以下字段：
       • 借阅人信息
       • 借阅原因
       • 借阅期限
       • 借阅合同编号
    2. 配置审批流，确保借阅申请需经过相关部门（如法务或档案管理部门）批准。
• 权限控制：借阅审批通过后，临时开放合同文件的下载权限，并设置权限有效期。

6. 其他注意事项

• 数据安全：宜搭提供全局水印、独立域名等安全能力，确保合同数据的安全性。
• 集成能力：宜搭与钉钉原生能力默认打通，支持消息提醒、待办事项等功能，提高协作效率。
• 报表分析：通过宜搭的数据可视化功能，生成合同管理相关的统计报表（如合同数量、审批时效等），便于管理层决策。

通过以上步骤，您可以利用宜搭平台实现合同从起草到归档的全流程管理，同时确保数据安全和操作便捷性。

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