一个项目准备交接，资料往往得从几个地方凑：网盘里的方案、接口平台上的说明，还有同事发来的操作手册。文件找齐后，还要确认哪份已经更新、哪些能给客户。
知识库要处理的日常工作，就包括这些事情。这篇以 zyplayer-doc 为例，沿着项目资料的整理、协作和交付过程，介绍它的主要功能及使用条件。
zyplayer-doc 是一套支持私有化部署的文档管理系统和知识库，可以安装在自己的服务器上。企业可以用它维护项目和部门资料，个人用户也可以免费部署，用来整理笔记与文件。
项目资料有一个入口，交接时能顺着目录找
zyplayer-doc 用空间、目录和文档组织内容。一个项目可以建一个空间，下面分需求、设计、实施、交付等目录。接手的人打开项目入口，就能按阶段查阅相关材料。部门制度、公共流程也可以另建空间，通过分组和收藏安排常用入口。
以文件为主的资料可以用云盘模式，用文件夹管理 Office、PDF、图片和压缩包。整理时可以预览、重命名、复制或移动，适合先把已有文件按项目归好。
已有资料可以通过上传或导入进入系统，支持语雀、飞书、Confluence、Wiki.js 和本地 Markdown 等来源。网页内容可以用浏览器扩展提取正文和图片，选择目标空间保存，抓取效果会受网页结构和访问权限影响。
迁移前值得先拿几篇真实文档试一下，尤其是带表格、图片或特殊排版的内容。确认导入结果以后，再决定哪些批量搬入，哪些顺便重新整理。
项目结束后，可以批量移动、重命名或下载资料，也能统一设置标签，方便跨项目查找同类内容。同一份制度要在多个位置使用时，可以通过引用文档保留统一来源，修订时回到源文档维护。
Word、接口说明和流程图，可以按同一个项目管理
日常说明可以用富文本编写，技术文档可以用 Markdown，插入代码、公式和 Mermaid、PlantUML 图示。不同岗位可以选择合适的编辑方式，资料仍归在同一个项目目录里。
API 文档可以维护接口地址、参数和响应示例，支持导入 Swagger/OpenAPI 定义。联调时切换配置好的开发或测试环境，就能在线发送请求、查看响应，接口调用过程还可以配上流程图说明。
讨论需求可以用思维导图或 Excalidraw 手绘白板，画架构可以用 Draw.io 流程图，数据记录可以用在线表格。评审方案时，图和文字说明都有对应的保存位置。
已有的 Word、Excel、PPT 可以上传管理，接入 OnlyOffice 服务后，能够在线查看和编辑，行政同事可以继续维护原来的表格。系统自带的在线表格则是另一种文档类型，可以直接创建。
实施记录每次都要填环境、步骤和结果，可以保存成共享模板，后续从模板新建。项目首页还可以通过页面搭建和组件安排导航，把常用说明、目录入口放到一起。
同事接着改文档，能查到讨论和修改记录
评审时需要一起补充内容，Markdown 可以多人在线协同编辑，显示协作者和光标位置，使用前需要配置协同服务。Office 的在线协作由接入的 OnlyOffice 服务提供，具体能力取决于该服务配置。
对某段说明有疑问，可以围绕文档评论、回复，正文里也能 @相关人员。站内消息会提醒对应用户，接好飞书、钉钉或企业微信后，还可以联动办公平台通知。
文档的编辑历史记录修改人、时间和历史内容，支持查看与恢复。Markdown 和富文本的历史内容还可以对比。交付说明改过一轮后，可以直接核对标题、正文的变化，再确认内容。
需要保留不同阶段的整套资料时，可以使用空间版本和开放文集版本。已经确认的内容可以锁定，误删的文档和空间则分别通过对应回收站处理。
同一个项目里，参与维护和只读查阅可以分开
项目成员需要共同编写资料，可以按用户或部门分配空间协作者；只需查阅的人设置为查看者，负责空间设置和授权的人设置为管理员。外部门同事只来核对一份清单，也可以单独获得对应目录或文档的权限。
目录授权通过“包含子文档”向下继承，单篇授权可以只作用于当前内容。临时协作可以设置有效期，部门授权还可以选择是否包含子部门。
多层权限按就近授权生效：先查当前文档，再逐级查找允许继承的目录规则，最后才回到空间基础权限。例如，普通成员可以编辑项目资料，但在合同目录被单独设为只读或禁止访问。
需要排查时，可以查看间接授权，或通过权限溯源查询某个人的实际角色和生效来源。遇到没有访问权限的文档，符合申请条件的用户还可以提交申请，由空间管理员处理。
可见范围、文档密码、锁定和水印分别用于限制查看角色、增加验证、限制修改和标识访问内容。这些设置作用不同，也不能代替人员授权。空间负责人发生变化时，可以办理交接并保留记录。
忘了文件名，可以搜索正文或直接提问
只记得交付记录里写过一个配置项，却想不起文件名，可以用全文检索查正文。搜索范围可以是当前空间，也可以是自己有权限的多个空间，再用标签等条件缩小结果。
Office 和 PDF 完成文本提取后，可以检索文件内容。图片和扫描类 PDF 需要配置 OCR 服务识别文字，识别结果还可以转为在线文档继续编辑，型号、金额等信息应在识别后核对。
配置模型和知识库后，也可以向 AI 助手提问，例如“这个产品首次安装要准备哪些环境”。回答能展示引用来源，读者可以打开对应手册核对。检索范围跟随用户的文档权限，问答效果还会受到原文质量、模型和检索配置的影响。
售后或培训需要单独的问答入口时，可以创建问答应用，设置知识库范围、提示词和访问条件。需要查询业务系统时，高级模式还能组合检索、条件判断、函数和 API 调用节点，由技术人员配置、调试。
客户查手册，可以有一个固定入口
客户只需要一篇说明时，可以分享单篇文档；需要一组交付资料时，可以分享目录。想维护完整的产品帮助中心，则可以使用公开空间或开放文集。密码、有效期和登录验证，要按对应入口支持的方式分别设置。
开放文集可以组合多个空间或指定目录，配上导航、搜索和独立域名。产品手册较多时，读者能按章节浏览，也能搜索操作名称。Logo、主题和页面样式可以按需要调整。
读者在开放文档中发现错误，可以选中文字提交反馈。维护人员能按类型和处理状态查看，跳转原文修订。对于课程、报告等需要购买后阅读的内容，也有付费阅读功能，在线支付要另行配置。
更新手册后，需要按所用入口的发布设置更新内容。停止提供资料时，也要检查分享、空间发布和文集入口，内部权限调整不会自动关闭对外分享。
已有账号和业务系统，可以按需要接入
在现场需要核对操作步骤时，可以用手机查阅文档。除移动浏览器外，系统还提供 Android、iOS 客户端能力，覆盖空间浏览、常用编辑和 AI 问答，具体功能范围以所用客户端实际支持为准。
已有统一身份体系的团队，可以选择 LDAP、OAuth2，或飞书、钉钉、企业微信等认证方式。用户和组织架构也支持从 LDAP 及这些办公平台同步，认证与组织同步需要分别配置。
已有业务系统需要读取或维护知识库时，可以使用开放接口。例如，在项目门户里展示文档目录和内容入口。文档新建、更新、发布等事件，也可以通过 Webhook 通知外部系统。
zy-cli 提供命令行入口，AI 助手可以通过它查询、创建和更新文档，本地 Markdown 文件或目录也能同步到指定位置。这样，用 AI 整理好的内容可以继续存入知识库维护。接入前需要完成设备绑定或认证，并确认调用账号的权限。
交付要能导出，长期保存要安排备份
资料需要交付或归档时，可以按文档类型导出 PDF、Word、Markdown 或 Excel 等适用格式，原始文件可以下载。批量下载支持包含子文档、保留目录层级，Markdown 还可以连同图片一起下载。
导出的资料可以交付客户或留作离线档案。要恢复整套系统，则需要另外安排数据库、图片和附件的备份，导出文档不能替代这些备份。
zyplayer-doc 支持 Docker、Docker Compose、Jar 包等部署方式，可以运行在 Linux 或 Windows 环境，文件可以存放在服务器文件系统或指定对象存储中。系统提供备份与恢复相关流程，实际备份范围、保存位置和恢复演练仍要由维护人员确认。
日常维护时，可以通过访问和修改统计了解资料的使用情况，通过操作记录核查相关动作。AI 问答也有会话、用量和日志信息，方便检查引用内容与模型调用情况。
个人用户可以免费部署使用，企业和组织使用需要确认商业授权。服务器维护、存储、OnlyOffice、OCR 和模型服务可能产生额外成本，相关功能也需要相应配置。
如果只是偶尔记几段文字，部署和维护会带来额外工作。已经有资料需要多人维护、希望自己管理存储位置的团队，可以先用一个项目验证。
放入方案、接口说明和一份旧手册，请维护人员修改内容，再让只读账号和外部门账号分别访问，最后导出一份交付资料。有对外发布或 AI 问答需求时，再检查阅读入口和引用来源。试过这些日常操作，更容易判断资料能否整理好、团队分工能否安排清楚。
