在当前的商业和政治环境中，企业和政府机构越来越重视安全保密措施，尤其是对外来人员的行踪记录和管理。访客管理已成为企业运营中不可或缺的一环，它不仅提升了安全性，还增强了效率和便捷性。然而，许多机构仍在使用传统的纸质访客登记系统，这种模式在信息真实性、后续信息追溯和分析方面存在明显不足。
工作场所安全难以保障
工作场所作为办公性质的公共区域，进出人员身份复杂，包括客户、销售人员、维修人员、求职者等等。传统的手写登记方式要求保安或前台工作人员核对访客身份，一旦访客未携带身份证，身份验证便无法进行，从而无法有效预防潜在风险，可能导致财产安全问题，如伪装成内部员工的窃贼或访客盗窃。
管理成本上升
当来访人员较多时，手写登记会导致访客排队填写《来访人员登记簿》，这不仅效率低下，还可能因访客对某些字段的不理解而增加询问，导致工作人员工作混乱，增加时间成本和人力成本。
记录归档与查看困难
手写登记的访客记录需要定期归档，但由于查找效率低下，加之可能的丢失或篡改，使得记录的追溯变得困难。
统计分析难
手写登记方式使得对访客记录的统计变得复杂，如销售预约客户的洽谈成功率、人事预约的面试率等，这些数据的有效统计对于提升业务能力和员工考核精准度至关重要。
面对这些问题，市场上出现了众多访客管理软件。但访客登记作为一个非核心管理场景，企业可以挑选价比高的系统。本文将以草料二维码为例，探讨如何选择一款高效的访客管理系统。
功能实用，满足核心需求
访客管理系统应包含访客登记、预约、审核、通知、核验、管理等基础功能。
1. 访客可以在线提前预约，通过企业的微信公众号在线预约，填写相关信息，无需现场排队登记。
2. 被访员工在线审核，访客通过微信接收预约审批通过的消息通知，获取访客凭证。
3. 访客来访当日，现场项门卫出示凭证，门卫快速核验通行及临时登记，即可放行。
4. 企业管理人员定期在后台查看和导出访客登记数据进行归档。访客信息的真实性还是访问记录的记录和回溯都被纸质方式更加真实和便捷，真正达到了访客登记的本质目的。
使用简单，快速上手
只需要制作一个二维码并打印，几乎不需要成本。填写过程也很简单，访客用微信扫码就能登记，不到一分钟就可以完成。手机号自动获取，姓名等身份信息一次填写后自动填充，简化多次出入人员的登记流程。
微信提醒，消息实时接收
企业管理人员微信实时接收访客预约申请，在微信中可以直接查看访客登记的姓名、来访日期和事由等信息，进行快速审批。审批关闭后，访客可实时接收到审批结果。
免费可用，经济实惠
草料二维码的访客登记二维码，免费就能使用，只需注册账号，登陆草料官网就能制作，无需其他硬件支持，手机端微信扫码就能使用。连接办公室的普通打印机，使用A4纸完成打印，粘贴在前台等地方就能投入使用。
使用没有限制，不限扫码人数和次数，也不限填写次数，数据永久保存，支持导出。
一套系统，多种应用
除了访客登记，还能应用在日常管理的各种场景，如灭火器、消防栓等器材巡检，会议签到，以及企业介绍、产品和业务介绍、人员管理等等。所有模板都能免费使用。
