企业如何挑选合适自己的团队看板工具?在线看板管理工具点评

简介: 本文介绍了6款热门的在线看板管理工具,包括板栗看板、Zoho Projects、MeisterTask、Smartsheet、Zenhub和Notion。这些工具各具特色,从直观可视化的任务管理到强大的数据处理和团队协作功能,能够满足不同企业及团队的需求。文章详细评述了每款工具的特点、功能和适用场景,帮助企业根据自身需求选择最适合的看板工具,提升工作效率和项目管理水平。

一、引言

在当今快节奏的商业环境中,企业团队需要高效协作以保持竞争力。选择合适的团队看板工具对于提升工作效率、优化项目管理和增强团队沟通至关重要。看板工具能够帮助团队可视化工作流程,明确任务优先级,并实时跟踪项目进度。

然而,市场上的在线看板管理工具琳琅满目,各有千秋。企业在选择时需考虑工具的功能、易用性、集成性及成本等因素。本文将对当前流行的6款在线看板管理工具进行点评,旨在帮助企业根据自身需求,挑选出最适合自己的团队看板工具,以实现工作流程的优化和管理效能的提升。

二、2024年6款在线看板管理工具点评

1、板栗看板

板栗看板(banli kanban)是由中冶赛迪信息技术(重庆)有限公司推出的一款可视化事项管理工具,提供网页版以便在电脑端便捷使用,同时还有适配 iOS 和安卓系统的移动版,方便用户随时随地管理项目,在国内使用较为方便。其不同版本能满足各类企业及团队的不同需求,有免费版可供初步体验,也有多种付费版本针对不同规模和需求层次的项目管理场景。

主要由看板(Board)、列表(List)、卡片(Card)三个基本元素构成。看板是最底层最核心的元素,是所有列表以及卡片的载体;列表用于在看板里制定流程步骤或为信息分门别类;卡片则如同写满具体内容的便签,被收集在列表之中,可自由拖动、展开,并能记录详细内容,如设置可勾选的清单、设置截止日期、添加颜色标签、指派协作人员、上传附件等。

  • 直观可视化:任务的阶段和分类一目了然,方便用户快速掌握全局,减少大脑的信息处理负担,无论是工作中的项目进度,还是生活中的日程安排,都能清晰呈现。
  • 在线实时协同:支持多人在线协作,团队成员可以实时同步信息、分享想法、进行讨论,打破了时间和空间的限制,极大地提高了团队协作效率。
  • 强有力的进度管理:用户可以通过拖动卡片展示待办进度,设置到期时间,精准把控任务的时间节点,确保各项任务按时完成。
  • 高度灵活:用户能够充分发挥自己的创意,根据不同的需求和场景自由创造使用方法,适用于工作、生活、个人、团队等多样化场景,并且提供了丰富的场景模板,如活动策划、产品开发、个人效率提升、教育学习、旅游出行等。

广泛应用于团队项目管理、个人事务规划、学习计划制定、活动策划等场景。例如,企业团队可以用它来管理项目进度、分配任务;学生可以用它来制定学习计划、复习安排;旅行者可以用它来规划旅行攻略等。

2、Zoho Projects

Zoho Projects是 Zoho 公司旗下的一款项目管理工具,拥有广泛的用户群体。在全球多个地区都有用户,提供免费版和付费版本,企业及团队可针对不同需求进行选择。

由项目(Project)、任务(Task)、里程碑(Milestone)三个核心元素组成。项目是整个管理体系的核心框架,承载着项目相关的所有信息、任务、团队成员等内容,不同项目可根据业务需求独立设置和管理。任务构成项目的具体执行单元,每个任务都有详细的属性设定,清晰明确任务的具体要求和执行细节。里程碑用于标记项目进程中的关键节点,能帮助团队清晰把握项目整体进度的关键环节。

  • 全面项目把控:通过直观的项目概览页面,能将项目的各个关键信息,如任务进度、里程碑完成情况、团队成员工作量等以图表、数据等形式集中呈现,让管理者可快速全面了解项目状态。
  • 精细任务管理:支持对任务进行细致的设置和操作,不仅能明确任务的分配、优先级排序,还可设置任务的依赖关系,即某些任务需在其他特定任务完成后才能启动,确保项目流程的逻辑性和连贯性,避免任务执行混乱。
  • 高效团队协作:提供丰富的协作功能;文件共享功能方便成员上传、下载与项目相关的各类文件,保证资料的及时传递和共享;实时通知则能让团队成员第一时间得知任务更新、项目进度变化等重要信息,保持信息同步。

广泛适用于各类企业和团队的项目管理场景,包括但不限于软件研发项目,可对代码开发、测试、上线等各环节进行有效管理;市场营销项目,能对活动策划、执行、效果评估等流程精细把控;工程项目,对施工进度、质量监督、资源调配等方面进行统筹安排。

3、MeisterTask

MeisterTask是一款专为初创公司和小团队量身打造的看板工具,具有良好的易用性和适应性。提供网页版方便在电脑上操作,同时推出了 iOS 和安卓的移动版,确保用户在不同设备上都能便捷使用。提供免费版满足小型团队或项目的基本管理需求,付费版则解锁更多高级功能,以适应团队发展和项目复杂度提升的情况。

主要由看板(Board)、卡片(Task Card)、任务列表(Task List)三个基本元素构成。看板(Board)作为核心展示区域,是团队项目或工作流程的可视化呈现平台,不同的看板可代表不同的项目或工作主题,任务卡片是看板上的基本元素,每个任务卡片对应一个具体的任务,展示任务的关键信息,任务列表用于在看板上对任务进行分类排列。

  • 简洁直观体验:拥有简洁美观的界面设计,操作逻辑简单明了,用户通过简单的拖拽、点击等操作即可完成任务的创建、分配、移动等常见操作,无需复杂的培训即可快速上手,大大降低了项目管理工具的使用门槛。
  • 实时信息同步:提供实时通知功能,通过多种方式如手机推送通知、邮件通知、应用内通知等,确保用户能及时了解任务的更新情况以及团队成员的操作动态,让团队成员之间始终保持信息同步。
  • 自动化流程助力:具备一定的自动化工作流功能,一方面提供了一些预设的工作流模板,用户可根据项目类型直接选用,快速搭建项目的基本工作流程,比如对于常规的软件开发项目,有对应的模板可供选择;另一方面,用户还可根据项目的特殊需求自定义工作流,灵活设置任务的触发条件、执行顺序、参与人员等,有效简化工作流程,提高工作效率。

非常适合初创公司和小团队的日常项目管理和工作协作场景。比如一家小型的创意设计工作室,可利用 MeisterTask 管理各个设计项目的流程,从客户需求沟通、设计方案创作、修改完善到最终交付的各个环节,通过看板和任务卡片清晰展示任务进度,实时通知团队成员相关信息,借助自动化工作流和任务关系标记确保项目顺利进行。

4、Smartsheet

Smartsheet是一款将电子表格和看板功能巧妙结合的项目管理工具,在全球范围内拥有大量用户。具备网页版供用户在电脑端使用,同时也有适配 iOS 和安卓的移动版,方便用户随时随地对项目进行管理。提供多种付费版本,以满足不同规模企业和不同复杂度项目的管理需求。

主要由电子表格(Spreadsheet)、看板(Board)、数据列(Data Column)三个基本元素构成。电子表格作为基础的数据处理和存储单元,支持各种复杂的数据格式、公式运算以及数据筛选、排序等操作,看板是项目可视化管理的重要平台,将任务以卡片的形式展示在不同的列表中,数据列用于定义不同类型的信息,比如任务名称、负责人、截止日期、进度等。

  • 数据处理与可视化协同:既具备电子表格的强大数据处理能力,又有看板的可视化管理优势,用户可以根据需要在表格和看板视图之间灵活切换,在进行详细数据计算和分析时使用电子表格视图。
  • 高度定制化服务:支持用户对电子表格和看板进行全方位的定制,包括字段设置、格式调整、权限管理等方面。用户可以根据项目的具体需求添加或删除不必要的场,设置字段的类型、长度、默认值等属性,调整表格和看板的格式如字体、颜色、边框、背景等,同时还可以对不同的团队成员设置不同的访问权限和操作权限。
  • 实时更新与即时决策:数据实时更新,无论是在电子表格中还是在看板上,用户可以随时查看项目的最新进展和数据变化情况。

广泛应用于各种行业和项目类型,尤其适用于那些对数据处理要求较高且需要可视化管理的项目。例如,在建筑行业的大型建筑项目管理中,可利用 Smartsheet 的电子表格功能详细记录工程预算、材料用量、人员工时等数据,同时通过看板功能展示工程进度、任务分配等情况,方便项目经理对项目进行全面监控和管理。

5、Zenhub

Zenhub是一款专门为 GitHub 用户设计的看板工具,作为 GitHub 的插件使用,与 GitHub 紧密集成。提供免费版,其功能基本能满足小型团队在 GitHub 上进行项目管理的需求,同时也有付费版提供更多高级功能,以适应更大规模团队和更复杂项目的管理要求。

由看板(Board)、任务卡片(Task Card)、管道(Pipeline)三个基本元素构成。看板是在 GitHub 界面上直接呈现的可视化管理区域,通过 Zenhub 插件启用后,不同的看板可对应不同的项目或工作流程,任务卡片是看板上的基本元素,每个任务卡片对应一个具体的任务,展现关键信息,管道用于定义任务从一个阶段到另一个阶段的转移路径,比如从 “待办” 到 “进行中” 再到 “已完成” 等不同的阶段。

  • 无缝 GitHub 集成:与 GitHub 无缝集成是其最大的优势,用户可以在 GitHub 的界面上直接使用 Zenhub 的看板功能,无需离开 GitHub 环境去另外的工具进行项目管理,这使得团队成员在熟悉的 GitHub 环境中就能方便地管理项目和任务,减少了工具切换的成本和可能出现的信息丢失风险。
  • 工作流自动化:提供工作流自动化功能,例如可以自动将完成的任务标记为已完成状态,还可以根据任务的进展情况自动触发一些后续操作,有效简化了任务管理流程,提高了工作效率。
  • 团队协作增强:通过在 GitHub 环境中直接提供看板功能,团队成员可以更方便地在同一个平台上进行协作,分享想法、讨论任务、查看进度等,加强了团队之间的合作关系。

主要适用于软件开发团队在 GitHub 平台上进行项目管理的场景。例如,一个开源软件项目的开发团队,利用 Zenhub 在 GitHub 上管理项目的开发、测试、发布等各个环节,通过看板和任务卡片展示任务进度,借助工作流自动化和项目优先级管理确保项目顺利进行,同时团队成员在 GitHub 环境中方便地进行协作交流。

6、Notion

Notion是一款功能强大且灵活的综合性工具,虽然不是专门的看板工具,但其中的 “boards(看板)” 功能可以实现类似的效果。提供网页版、桌面版和移动版(iOS 和安卓),方便用户在不同设备上使用。提供免费版满足用户的基本需求,付费版则解锁更多高级功能,以适应不同用户的需求层次。

由页面(Page)、块(Block)、数据库(Database)三个基本元素构成。页面是 Notion 的基本构建单元,用户可以根据自己的需求创建不同的页面,页面中的每个内容都是一个可随时转换类型的 “块”,用户可以根据自己的需求自由组合和编辑页面,通过将不同的块组合在一起可以创建出符合自己工作流程的看板,用户可以创建各种类型的数据库,如任务数据库、人员数据库、项目数据库等,通过数据库可以实现数据的收集、整理、分析等功能。

  • 多功能集成优势:集笔记、文档、数据库、项目管理等多种功能于一体,用户可以在一个平台上完成多种工作,减少了工具的切换成本。
  • 高度灵活页面编辑:由于页面中的每个内容都是可转换类型的 “块”,用户可以根据自己的需求自由组合和编辑页面,不仅可以创建出符合自己工作流程的看板,还可以根据不同的项目或任务需求随时调整页面的结构和内容。
  • 数据管理与协作方便:支持创建数据库,并通过看板视图进行数据的管理和展示,方便团队成员之间的数据共享和协作。同时,用户可以设置不同的权限,确保数据的安全。

适用于各种团队和个人的知识管理、项目管理、笔记记录等多种场景。例如,一个项目团队可以利用 Notion 管理项目的进度、分配任务、共享资料等,通过设置不同的权限确保数据的安全。

三、小结

不同看板工具各有特点,选择时需结合工作性质、企业或团队规模与个人偏好。

  • 板栗看板:界面直观灵活,模板丰富,适用于各类企业或团队项目协作及个人任务规划、知识管理。
  • Zoho Projects:功能全面,适合各类企业团队项目管理,尤其对项目把控要求高、有集成需求的项目。
  • MeisterTask:简洁易操作,有实时通知等功能,适合初创小团队日常项目管理。
  • Smartsheet:兼具电子表格与看板功能,适用于对数据处理和可视化管理有要求的项目,各行业大型项目可用。
  • Zenhub:与 GitHub 无缝集成,适合软件开发团队在 GitHub 上进行项目管理。
  • Notion:功能多样且灵活,适用于团队及个人的知识管理、项目管理等多种场景。
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