一、办公数字化工具适用的场景
- 项目管理场景
在互联网公司，项目管理是核心工作之一。从产品的策划、开发、测试到上线，涉及多个团队和复杂的任务流程。数字化工具可以让项目经理清晰地划分项目阶段，为每个阶段设定具体的任务和目标。例如，在一个大型电商平台的促销活动项目中，通过数字化工具可以将活动策划、页面设计、技术开发、营销推广等任务分别分配给不同的团队成员，并设定时间节点。每个任务的负责人可以实时更新任务进度，项目经理能够一目了然地看到整个项目的推进情况，及时发现潜在的风险，如某个任务延迟可能影响整个活动的上线时间，从而提前协调资源解决问题。
团队成员也可以通过工具查看自己的任务优先级，方便合理安排工作。而且，在项目管理场景中，还可以进行资源分配的数字化。例如，计算每个任务所需的人力工时，根据团队成员的工作效率和可用时间，合理分配任务量，避免资源浪费或过度劳累。
- 沟通协作场景
互联网打工人往往分布在不同的地理位置，线上沟通协作至关重要。数字化沟通工具提供了多种沟通方式，如即时通讯、语音通话、视频会议等。以一个跨国互联网公司为例，其设计团队在欧洲，开发团队在亚洲，市场团队在美国。通过视频会议工具，他们可以定期进行跨时区的项目沟通会议。在会议中，团队成员可以共享屏幕，展示设计稿、代码或者市场调研报告等内容。
除了正式会议，即时通讯工具方便团队成员随时交流想法、反馈问题。比如，开发人员在遇到接口问题时，可以及时在群里询问相关人员，快速得到解答。并且，沟通工具还可以集成文件共享功能，成员之间可以方便地传递项目文档、资料等，无需通过复杂的邮件附件发送。
- 文档管理场景
互联网公司会产生大量的文档，包括产品文档、技术文档、市场调研报告等。数字化文档管理工具可以对这些文档进行分类存储，方便团队成员查找和使用。例如，一个内容管理系统（CMS）的产品文档可以按照功能模块进行分类，如用户注册模块文档、内容发布模块文档等。
文档管理工具还支持多人协作编辑。例如，一份市场推广方案，市场经理、文案策划和设计人员可以同时在线编辑。他们可以看到彼此的修改内容，并且可以通过批注功能进行意见交流。同时，工具可以记录文档的版本历史，方便追溯文档的修改过程，当出现问题时，可以查看是哪个环节的修改导致的。
二、办公数字化工具介绍
（一）板栗看板
- 功能特点
板栗看板是一款功能强大的看板工具，它提供了简洁直观的界面，方便互联网打工人进行任务管理。用户可以创建多个看板，每个看板可以代表一个项目或者一个工作流程。例如，对于一个互联网产品的迭代项目，可以创建一个 “产品迭代看板”，在看板上设置 “待办事项”“进行中”“已完成” 等不同的列。
任务添加非常方便，用户可以通过简单的点击操作添加新任务，并且可以为每个任务添加详细的描述、设定优先级、分配负责人等。例如，在一个内容创作项目中，编辑可以将 “撰写文章”“审核文章”“发布文章” 等任务添加到看板上，为 “撰写文章” 任务设定高优先级，分配给具体的写手，同时在任务描述中注明文章主题、字数要求等细节。
板栗看板还支持任务的拖拽操作，这使得任务状态的更新非常便捷。当写手开始撰写文章时，负责人可以将任务从 “待办事项” 列拖到 “进行中” 列；当文章完成并提交审核后，再拖到 “审核中” 列。这种可视化的操作方式让整个项目的进度一目了然，无论是团队成员还是项目负责人都可以快速了解项目的当前状态。
它还具有强大的提醒功能。用户可以为任务设置提醒时间，当任务临近截止日期时，会收到提醒通知。这对于互联网打工人来说非常重要，因为在繁忙的工作中很容易忘记任务的时间节点。例如，对于一个需要在每周五提交数据分析报告的任务，设置提醒后，打工人可以提前做好准备，避免逾期。
- 适用场景
适用于各种项目管理场景，特别是敏捷开发项目。开发团队可以使用板栗看板来管理产品的开发流程。从需求收集、开发任务分配到测试和上线，所有的环节都可以在看板上清晰地呈现。同时，它也适用于个人任务管理。例如，互联网运营人员可以用它来管理自己每天的工作任务，如撰写社交媒体文案、策划线上活动等。
在内容创作领域也有很好的应用。编辑团队可以通过板栗看板来跟踪文章的创作进度，从选题策划、初稿撰写、编辑审核到最终发布，确保每一篇文章都能按时高质量地完成。而且，由于其操作简单，非技术人员也能够快速上手，使得它在跨部门协作的项目中也能发挥很好的作用，如市场部和技术部合作的网站改版项目等。
（二）Trello
- 功能特点
Trello 是一款广受欢迎的看板式项目管理工具。它的界面设计简洁，以卡片和看板为主要元素。用户可以创建不同的看板，每个看板可以包含多个列表，而每个列表又可以包含多个卡片。卡片代表任务，用户可以在卡片上添加详细的内容，如任务描述、评论、附件等。例如，在一个软件测试项目中，测试人员可以为每个测试用例创建一个卡片，在卡片上添加测试步骤、预期结果等信息。
它具有丰富的自动化功能，称为 “Power - Ups”。例如，用户可以设置当一个卡片从一个列表移动到另一个列表时，自动发送通知给相关人员。这对于团队协作非常有帮助，尤其是在涉及多个环节的复杂项目中。另外，Trello 还支持与其他工具的集成，如与 Google Drive 集成，方便用户在卡片中直接引用和共享 Google Drive 中的文件。
Trello 的标签功能也很实用。用户可以为卡片添加不同的标签，用于分类或标记任务的属性。比如，在一个市场营销项目中，可以用标签来区分不同的营销渠道（如社交媒体、电子邮件、线下活动等）对应的任务，或者标记任务的紧急程度（如高、中、低）。这样，团队成员可以通过标签快速筛选和查找相关任务。
- 适用场景
适合团队协作的项目管理场景，尤其是在创意产业和软件开发领域。在一个广告公司中，创意团队可以使用 Trello 来管理广告创意的生成过程。从创意构思、设计制作到客户提案，每个环节都可以通过卡片在看板上展示。在软件开发中，Trello 可以用于管理软件开发周期的各个阶段，包括需求分析、设计、编码、测试和部署。
对于分布式团队也非常适用。由于其基于云端的服务，团队成员无论身在何处，只要有网络连接，就可以访问和更新项目信息。例如，一个全球范围内的开源软件项目，其开发团队成员来自不同国家，通过 Trello 可以有效地协调工作，确保项目的顺利进行。而且，Trello 的模板功能可以帮助新团队快速建立项目管理框架，节省时间和精力。
（三）Asana
- 功能特点
Asana 是一款功能全面的工作管理平台。它提供了多种视图模式，包括列表视图、看板视图、日历视图和甘特图视图等。列表视图适合详细地展示任务信息，如任务名称、负责人、截止日期等。看板视图类似于 Trello 和板栗看板，用于可视化地展示任务进度。日历视图可以让用户清楚地看到任务在时间轴上的分布，对于安排有时间限制的任务非常有用。甘特图视图则适合大型项目的规划和进度跟踪，它可以显示任务之间的依赖关系。
Asana 具有强大的任务管理功能。用户可以为任务设置详细的属性，如任务类型、优先级、进度百分比等。并且，它支持任务的层层分解，对于复杂的大型项目，可以将总任务分解为多个子任务，每个子任务又可以继续分解，直到具体的操作步骤。例如，在一个企业级软件系统的实施项目中，可以将整个项目分解为系统安装、数据迁移、用户培训等子任务，每个子任务再细分，如用户培训可以分为不同部门的培训课程安排。
它的团队协作功能也很出色。团队成员可以在任务下进行评论和交流，分享文件和链接。同时，Asana 可以与众多第三方应用集成，如 Slack（即时通讯工具）、Dropbox（文件存储工具）等，方便用户在不同的工具之间进行数据交换和协同工作。
- 适用场景
适用于各种规模的企业和项目，特别是对于大型、复杂的项目管理。在企业内部的战略规划项目中，通过 Asana 的甘特图视图可以很好地规划各个阶段的任务，协调不同部门之间的工作。对于互联网公司的产品管理，从产品规划、研发到上线后的运营维护，Asana 可以提供全面的任务管理和团队协作支持。
在多团队协作的场景中也表现出色。例如，在一个互联网平台的升级项目中，涉及产品团队、开发团队、测试团队和运维团队。Asana 可以作为一个统一的工作管理平台，让各个团队清楚地了解自己的任务和整个项目的进度，促进团队之间的沟通和协作。而且，由于其提供了多种视图模式，不同的团队成员可以根据自己的工作习惯和需求选择合适的视图来查看任务。
（四）Slack
- 功能特点
Slack 是一款流行的团队沟通协作工具。它的即时通讯功能非常强大，支持一对一聊天、群组聊天和频道聊天。频道可以根据不同的项目、部门或者主题来创建。例如，在一个互联网公司中，可以创建 “产品开发频道”“市场推广频道”“技术支持频道” 等。团队成员可以根据自己的工作内容加入相应的频道，在频道中进行信息交流和问题讨论。
Slack 具有丰富的消息格式，用户可以发送文本、图片、视频、文件等各种类型的消息。并且，它支持消息的编辑和撤回功能，方便用户及时更正错误信息。它还集成了大量的第三方应用，如文件存储工具、项目管理工具等。例如，当团队成员在频道中提到一个项目文件时，Slack 可以直接从集成的文件存储应用中提取并展示该文件，无需用户手动查找和发送。
它的搜索功能也很出色。用户可以通过关键词搜索聊天记录、文件和链接等内容。这对于追溯之前的讨论内容或者查找重要信息非常有帮助。例如，当团队需要回顾之前关于某个产品功能的讨论时，通过在 Slack 中搜索相关关键词，就可以快速找到当时的聊天记录和相关文件。
- 适用场景
广泛适用于互联网公司的沟通协作场景。在日常工作中，团队成员可以通过 Slack 进行快速的信息交流，如询问工作进度、分享工作心得等。在项目会议之外，它可以作为主要的沟通渠道，保持团队之间的联系。例如，开发团队在遇到技术难题时，可以在 “技术支持频道” 中发布问题，等待其他有经验的同事提供解决方案。
在跨部门协作方面也发挥着重要作用。不同部门的成员可以在共同的频道中沟通项目相关事宜，避免信息孤岛。例如，在一个互联网产品的营销活动策划中，市场部、产品部和设计部的成员可以在 “营销活动频道” 中讨论活动主题、产品亮点展示和宣传海报设计等内容，确保活动策划的各个环节能够紧密配合。而且，对于远程工作的团队，Slack 是保持团队凝聚力和高效沟通的关键工具之一。
